Kontekst - Hva er kontekst
Kontekst deles inn i to grupper, interessenter og forhold.
Hovedpoenget med dette tillegget i ISO-standarden, er at bedrifter må løfte blikket og se hvilke og hvordan ulike faktorer virksomheten kan bli påvirket av. Samtidig skal det synliggjøres at det oppdateres jevnlig. Det er viktig å huske på at hva som er riktig å sette inn i disse to ulike kategoriene vil variere etter type virksomhet.
Kartlegge forhold
I gruppen for forhold kan vi plassere upersonlige faktorer som påvirker selve virksomheten internt, i nærmiljøet og forhold internasjonalt. Eksempler er: Valutasvingninger, gjennomsnittsalder på ansatte, kompetansesituasjonen, politiske svingninger og rammebetingelser gitt i politikken.
Kartlegge interessenter
I gruppen for interessenter kan vi plassere mennesker eller grupper av mennesker som av en eller annen grunn har interesse i virksomheten eller i deler av virksomheten. Dette kan eksempelvis være aksjonærer, ansatte, naboer eller et politisk parti – både interne og eksterne interessenter.
Kontekstanalyse
Det første trinnet i arbeidet med forhold som påvirker er å finne hva de er. Vær nøye med å se etter både interne og eksterne forhold.
Det er viktig å sørge for å involvere personer som kjenner og forstår organisasjonen godt, både innenfra og utenfra. Registrer hvert forhold i kontekstmenyen og kryss av for dem som "forhold". Utfør analysen og avslutt med å angi "Betydning".
Tips til analysen
Kontekstanalyse er et viktig forarbeid for risikovurderinger og samsvarsvurdering. Man bør kartlegge bedriftens kontekst før gjennomføring av risiko kartlegging for å vite hvor risikoene kan komme fra (interessenter og forhold) og før man gjør forarbeidet for å finne overordnede trusler og muligheter (fra SWOT analyse)
Gjennomføring av lover og krav kartlegging for å vite hvem som kan stille krav (interessenter) og hva kan lede til at et nytt krav stilles (forhold)
SWOT analyse og mulige spørsmål man kan stille i en SWOT
Sterke sider, positive, interne faktorer
Hva er vi gode på?
Hvilke interne ressurser har vi?
Positive aspekter ved våre medarbeidere?
Hvilke kompetanser har vi?
Positive aspekter ved vår virksomhet (prosesser, kapital, kundebase, patenter, teknologi og logistikk)
Hvilke fortrinn har vi i forhold til konkurrenter?
Andre positive, interne faktorer
Svake sider, negative, interne faktorer
Hva er vi svake på?
Hva mangler vi med hensyn til våre prosesser, kompetanse, ekspertise, kunnskap og verktøy?
Hva mangler vi av ressurser?
Andre negative, interne faktorer
Muligheter, eksterne markedsorienterte positive faktorer
Økonomi, konjunkturer - som åpner muligheter-
Konkurrenter / konkurransesituasjon - som åpner muligheter
Nye markedsmuligheter
Muligheter for å skaffe nye kunder
Vekst i etablert portefølje
Digitalisering / teknologi
Kundeatferd
Andre positive markedsmuligheter som kan gi fordeler for din business
Trusler, eksterne markedsorienterte negative faktorer
Konkurrenter / konkurransesituasjon - som kan være risiko / trusler
Økonomi, konjunkturer - som kan være risiko / trusler
Mulig tap av kunder
Råvarepriser / -tilgjengelighet, reguleringer
Digitalisering / teknologi
Kundeatferd
Kontinuerlig Kontinuerlig arbeid med kontekstanalysen
Kontekstanalyse er ikke en engangsjobb. Det er kontinuerlig arbeid som må gjentas - minimum en gang i året. Forhold som vil kreve en oppdatering i dette arbeidet vil for eksempel være:
· Restrukturering av selskapet
· Endring av produkter/tjenester
· Betydelige prosessendringer
· Eventuelle endringer som vil påvirke alle kontekstelementer
Kontekstevalueringene legger grunnlaget for kontinuerlig arbeid med krav og risiko/muligheter. Uten solid arbeid i denne delen av implementeringsprosessen vil resten av systemet bli påvirket negativt. Vi anbefaler å planlegge årlige kontekstevalueringer ved å bruke påminnelsesfunksjonen
Implementerings rekkefølge
Rekkefølge for implementering
Kartlegge
Registrere interessenter før krav-arbeidet
Registrere forhold før risiko-arbeidet
Husk evt. ulike typer leverandører og kunder
Gjennomføre SWOT analyse – særlig for forhold
Husk å oppdatere kontekst listen
Jevnlig (kontinuerlige forbedringer)
Etter endringer (Finansiell/strategiske/forretning/omgivelse endringer)