Når det er en hendelse, observasjon, forbedringsforslag eller bare positive tilbakemeldinger, skal det være raskt og enkelt å rmelde dette inn i systemet. Det er flere steder en bruker kan fylle ut et rapportskjema:
...
Rapporteringsskjemaet skal holdes enkelt, med kun nødvendige detaljer, da dette øker sjansen for at rapporten fylles ut og sendes inn. For dette formål har vi tatt med minimumsfeltene som kreves for at saksbehandler skal gjøre en skikkelig jobb. QM365-kunder med Enterprise-installasjoner kan tilpasse både rapporterings- og saksbehandlingsskjemaene.
Felter i rapportskjemaet
...
Tittel*: en oppsummering av hva saken dreier seg om
Beskrivelse*: en mer detaljert forklaring av saken. Teksten skal være tilstrekkelig til at saksbehandler kan forstå og håndtere saken.
Hendelsestid: Systemet setter dette til dagens dato, men kan bli endret av reporteren.
Begivenhetssted: et tekstfelt der reporteren kan skrive inn stedets navn, adresse eller lignende. For ikke å forveksle med feltet "Organisasjon".
Kilde (opsjon): en liste over valg med opprinnelsen til saken. Vanligvis alternativer som "Intern", "Ekstern" og "Revisjon". Dette er skjult som default, men kan enkelt skrus på. Hvis den er aktivert, så er dette feltet obligatorisk å fylle ut.
Observert av*: den innloggede brukerens navn fylles automatisk ut, men noen ganger kan du rapportere på vegne av en annen person eller en ekstern person, så dette er kun et tekstfelt som kan endres.
Strakstiltak: Et tekstfelt der reporteren kan skrive eventuelle handlinger som kan ha blitt utført for å redusere virkningen eller fikse problemet.
Prosjekt (opsjon): søkefunksjon mot prosjektlisten. Kan skru på mulighet til å opprette nye
Organisasjon*: melderen må velge stedet/avdelingen der hendelsen skjedde. Systemet vil automatisk velge saksbehandler basert på oppsettet i organisasjonslisten.
Datafelt med røde stjerner * er obligatoriske.