Sharepoint-funksjonalitet gir et svært fleksibelt analyseverktøy kalt Listevisninger for organisering og visning av data i hver liste i systemet. Det er nesten umulig å vise all informasjon i én liste samtidig til en bruker. De fleste lister har for mange felt til å vises på én linje uansett (én liste kan ha over 200 felt!). Å vise all informasjon i hvert felt for hvert element i listen ville ta for mye plass. Ved å velge hvilke spesifikke felt som skal vises, viser vi kun informasjonen som er spesifikk for formålet med listevisningen. Hver liste kan ha flere delte listevisninger tilgjengelig. Det er også alltid muligheten til å endre eksisterende listevisninger eller opprette nye brukerspesifikke tilpassede listevisninger. Bare brukere i eierrettighetsgruppen kan redigere delte listevisninger, mens alle andre brukere i brukerrettighetsgruppen Medlemmer eller Medlemmer uten sletterettigheter kan opprette og redigere sine egendefinerte listevisninger.
I tillegg til å velge de synlige feltene, tillater listevisninger ulike sortering, gruppering, filtrering, tabeller, summer eller regler for de opprinnelige dataene i listen. Det betyr at en listevisning kan tjene det formål å bare vise informasjon i en liste, eller den kan brukes til å vise en oppdatert tilpasset rapport for en bestemt liste. Alle lister er tilgjengelige for eksport til Excel når som helst ved å klikke Eksporter til Excel. Vi har bygget flere nyttige standard listevisninger for hver liste i systemet. Vi anbefaler å åpne hver liste og vurdere relevansen til standard listevisninger. Kanskje opprette nye listevisninger for å hjelpe brukere i arbeidet deres eller representere en rapport for en bestemt periode (for eksempel Min XYZ, Per kilde, Denne måneden osv.).
Administrere store lister og biblioteker
Dersom antallet elementer i en liste eller et bibliotek passerer 5 000 elementer vi det dukke opp en dialog i listevisningen.
Dette oppstår fordi SharePoint Online bruker en funksjon for listeressursbegrensning.
Som standard er terskelen for listevisning konfigurert med 5 000 elementer. Når den definerte elementgrensen i en liste blir overskredet, vises meldingen i bildet til høyre:
En konfigurert (tilpasset) visning kan ikke inneholde mer enn 5000 elementer, så da er alternativene:
Fjerne konfigurering og kun ha en flat moderne visning, uten filter, gruppering osv.
Lage visninger der antallet dras under 5000 elementer.
NB! En kan da kun bruke OG filter for å neste sammen flere filter, og det første filteret må dra antallet under 5000 elementer. Kolonnene det filtreres på må være indekserte.
Se linker til beskrivelse fra Microsoft:
https://docs.microsoft.com/nb-no/sharepoint/troubleshoot/lists-and-libraries/items-exceeds-list-view-threshold
https://support.microsoft.com/nb-no/office/administrere-store-lister-og-biblioteker-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59?ui=nb-no&rs=nb-no&ad=no