...
Struktur
Introduksjon til Project (Obs! Gjelder eldre versjon - så noen forskjeller): https://youtu.be/48AaiIe2mcI
Prosjektmenyen
For administratorer vises hele Projects menyen under Funksjoner og Rapporter i venstremenyen. For prosjekt ansvarlige og medlemmer vises enkelte av valgene (Se egen hjelp-seksjon for Menyen).
De ulike ressursene som gjennomgås under liggere enten;
I sine egne menyer (Risiko, mål, krav) for det som hører til Styringssystemet, eller
Aksesseres fra Projectmenyen, for de ressursene som hører til Prosjekt-styringen:
...
Prosjektdimensjoner og faser
Hvert prosjekt må ha minst ett prosjektrom, men kan ha flerefår sitt egen prosjektrom. Prosjekter kan kreve flere rom fordi det er flere kompliserte faser eller fordi ulike rom deler krever ulike tilgangsrettigheter: Ett internt rom og ett for din kunde. Uansett – lag så mange prosjektrom underprosjekter som nødvendig, sett ulike tilgangsrettigheter for hvert rom og definer ulike ressurser/verktøy og innhold for hvert rom.
Prosjektverktøy
Følgende data kan registreres og tagges på relevante prosjekttyper, og ved behov i et prosjekt kan disse data kopieres til prosjektrommet:
Dokumentmaler
Sjekkliste for dokument/leveringsplanleveranseplan
OppgaverProsjektoppgaver
SjekkpunkterProsjekt sjekkpunkter
Mål
Krav
Risiko (Risikoene kopieres ikke - men opprettes egne Evalueringer for prosjektet)
Prosjektkort
Prosjektkortet settes opp i Prosjektlisten i. Dette inneholder metadata for hvert prosjekt som de to skjermbildene nedenfor viser.
...
Forhåndsdefinert lagringssted for
...
utfylte dokumentmaler
Når du oppretter et prosjektromprosjekt, er det mulig å forhåndsdefinere banen til hvor utfylte maldokumenter skal lagres, for eksempel en Teams-kanal, en annen SharePoint-liste eller en mappe på en server. Hvis ingen oppgis så lagres det til det lokale Prosjektarkivet i prosjektets “mappe”.
Angi URL-en i oppsettet “TEAMS/Other site to save documents” som vist nedenfor i bildet ovenfor når du oppretter/endrer et prosjekt:.
Prosesskart
Hvert prosjektrom kan ha hvilket som helst av prosesskartene som startside. Dette muliggjør et oppsett som tydelig viser hvordan prosjektet skal gjennomføres steg for steg. I tillegg er en innstilling tilgjengelig slik at ressursene nedenfor kan vise, ikke bare sentrale data, men også lokale data relatert til prosjektprosessene som lokal risikoevaluering, oppgaver, sjekkpunkter, krav, lokale maler og mål. For å administrere denne innstillingen, registrer en sak i vårt supportsystem, så hjelper vi deg.
...
Dokumentmaler
Dokumenter publisert fra Document Workspace Dokumentarbeidsområdet kan kopieres til et prosjektrom (Local templates i resssurstype-velgeren) eller brukes direkte fra styringssystemet (Central templates). Dette krever at dokumentkortet inneholder følgende informasjon:
Dokumentet må merkes på relevant prosjekttype
Dokumentet kan ha standard lagringssted inkludert - gjør det enkelt for brukeren sluttbrukeren å lagre den utfylte malen på riktig sted
Dokumentet kan merkes på relevant prosess dersom du ønsker at det også skal vises i en eller flere relevante prosesser.
Brukere finner malen(e) i fanen "Dokument" under overskriften "Lokale dokumentmaler" eller “Sentrale dokumentmaler”:
...
Prosjektarkiv
Alle dokumenter produsert i prosjektet kan lagres i Prosjektarkivet. Prosjektarkivet kan settes opp med flere mapper og undermapper. Hver mappe kan ha forskjellige tilgangsrettigheter.
Oppsett av prosjektarkivmappe prosjektarkiv mappestrukturen kan være forhåndsdefinert i Prosjekttype-listen
Prosjektarkivet kan nås både fra venstremenyen og fra fanen som heter "Dokumenter". Dokumentene i fanen vises som en ren liste uavhengig av mappestrukturen.
Dokumenter fra funksjonen Dokument/Leveringsplan - Disse dokumentene vil også bli lagret i Prosjektarkivet. Separate mapper lagres lages automatisk når dokumenter lastes opp tilknyttet en Dokumentplan.
Lagringsalternativer - Det er ikke nødvendig å bruke prosjektarkivfunksjonen. Prosjektdokumenter kan lagres utenfor prosjektrommet, for eksempel i en Teams-kanal. I slike tilfeller, når du oppretter prosjektet, kan riktig lagringssted være forhåndsdefinert som lagringssted.
Dokument-/leveringsplan (DD-plan)
Denne funksjonen (Document/Delivery plan), forkortet som "DD Plan" brukes når dokumenter og/eller leveranser trenger flere kontrollpunkter før overlevering til f.eks. en kunde. Dette kan være dokumenter som byggetegninger eller prosjektplaner. For hver DD-plan kan flere dokumenter lastes opp og en eller flere sjekklister kan legges til. Hvert sjekkpunkt i en sjekkliste kan være godkjent, sjekket med avvik eller ikke relevant. Avvik stenges senere når de er behandlet.
Se videoen for mer detaljert forklaring:
...
Oppgaver er tildelt en person, man kan og også legge til f.eks:
Tittel (obligatorisk)
Beskrivelse
Oppgavetype (møte, milepæl, oppfølging, oppgave)
Prioritet (høy, normal, lav)
Status (ikke startet, pågår, fullført, utsatt, venter på noen andre)
% Fullført
Start- og forfallsdato
Prosess (kan vises på en prosess)
Rolle (for å filtrere ut informasjon om roller)
Bygge oppgavelisten
Dette gjøres fra venstremenyen under "Prosjektstyring"-menyen:
Legg til nye oppgaver ved å klikke på "Ny oppgave"-knappen
...
Funksjoner&Rapporter / Prosjekt.
Ulike listevisninger - Ved å klikke på de tre prikkene kan du velge forskjellige visninger. Hvis du har rettighetene, kan du også endre visningene og til og med opprette nye. Se lenken nedenfor om hvordan du arbeider med listevisninger.
...
En av knappene vil også gi deg en GANNTGANTT-diagramvisning:
...
Sjekkpunkter
Sjekkpunkter ligner på Tasks. Begge kan forberedes som ressurser ved å tagge på prosessen og blir derfor synlige i ressursvisningen:
...
, men brukes normalt for mer overordnede QA-sjekkpunkter og beslutningspunkter for opprulling av en status på prosjektportefølgen.
Hovedfunksjonen for sjekkpunkter er at hvert sjekkpunkt kan tildeles én ansvarlig person. Denne personen er den eneste som kan godkjenne at dette sjekkpunktet er fullført. Det er lurt å bruke denne funksjonen på for eksempel milepæler og sjekkpunkter som krever godkjenning fra en bestemt person.
...
Mål
Mål er ulike mål som skal nås i løpet av et prosjekt. Hver enkelt kan være tagget på prosess, slik at den vises i ressursvisningen i prosesskartene. Elementene tagget på prosjekttype vil bli kopiert inn i relevante prosjektrom. Innenfor hvert prosjektrom kan denne listen redigeres. den Den finnes i venstremenyenMål-fanen.
...
Krav
Krav gjør det mulig å kontrollere alle typer krav: kontraktsmessige, juridiske, kvalitet, helse og sikkerhet osv. Kopier i forhold til prosjektet, eller endre den eksisterende i listen etter behov for prosjektet.
Rediger hver enkelt og skriv inn mer relevant informasjon som lenke, implementeringsdato, ansvarlig person, prosess, rolle , etc. Opprett samsvarsvurdering og angi enten i samsvar eller ikke (eller ikke-relevant) og til og med en kommentar til samsvarsvurderingen
...
.
...
Risikoer
Risiko fungerer litt annerledes enn de fleste ressurser. Alle data lagres i risikomodulen. andre ressursene da selve risikoene ikke kopieres. Når du jobber med risiko kan du merke tagge relevante prosjekttyper til risikoen. Når du åpner et prosjekt vil systemet vise alle risikoer knyttet til denne prosjekttypen. Dette betyr at dersom det skal registreres flere risikoer, må de opprettes i risikomodulen først, eller fra knappen i Risiko-fanen. Det er umulig mulig å skape separate lokale risikoer innenfor et prosjekt ved å tagge Risikoen på prosjektet. Risikoene vil være klare til å bli evaluert i prosjektrommet.
...
...
Klikk Reevaluer for å gjøre en ny periodisk evaluering av risikoen
Klikk Ny 
for å gjøre en ny førstegangs evaluering av risikoen
Hendelser
Hvis Better-funksjonen er slått på for prosjektet, vil Better-funksjonaliteten være innebygd i hvert prosjekt. Dette gjør brukerne av prosjektrommet i stand til å rapportere hendelser, observasjoner, forbedringsforslag og positive tilbakemeldinger. Prosjektansvarlig vil automatisk bli satt til saksbehandler som igjen kan tildele enhver sak til andre kollegaer i prosjektet. Alle hendelser som hører til prosjektrommet vil være synlige i fanen "Saker":
...