Mål må ta hensyn til:
Prinsipper og forpliktelser i politikken
De vesentlige aspektene/risikoene
Aktuelle lovkrav , kundekrav og andre krav
Virkninger av å oppnå mål for andre aktiviteter og prosesser
Berørte parters oppfatning (kontekstanalyse)
Tekniske valg og muligheter
Økonomiske, driftsmessige og organisatoriske forutsetninger
Mulige virkninger på organisasjonens omdømme
Funn fra risikovurderinger/gjennomganger/revisjoner
Andre organisatoriske mål
Mål - Hvor skal vi?
Tiltak - Hvordan kommer vi oss dit?
Indikatorer og målinger - Hvordan går/gikk det?
Mål og delmål - Hvor skal vi?
...
Ofte registrerer man mål på topp-nivå, med konkrete delmål under. Overordnede mål sier noe om hvilken retning man vil gå i, og er beskrivende, uten konkrete målverdier og med en lang tidshorisont.
...
Eksempel: “Produktene våre skal møte kundenes behov”.
...
Delmål er barn av et overordnet mål, og man kan lage mange delmål.
...
Et generelt råd er at delmålene skal være SMARTE:
Spesifikke
Målbare
Ambisiøse
Realistiske
Tidsbestemte
Evaluerbare.
Eksempel: “Øke kundetilfredshetsscoren fra 75 til 77 poeng i løpet av 2023”
...
Hvert mål kan ha så mange delmål man ønsker og det er ingen begrensninger til hvor mange nivåer man kan registrere, men lager man mer enn 3 nivåer begynner det å bli uoversiktlig.
Opprette mål og delmål i systemet
For å opprette et nytt mål, må du gå til listen Mål og planlegging i venstremenyen i Manage.
Trykk på Mål og +Ny knappen, for å åpne skjema.
Fyll inn Tittel.
Dersom dette er et nytt overordnet mål så velger du ikke et overordnet mål i skjemaet. Dersom dette er et delmål, velger du hvilket overordnet mål det tilhører.
Ulike typer mål
Hvordan man registrerer inn mål i systemet avhenger av hvilke type mål man har satt seg.
...
Systemet gir mulighet for å registrere øvre/nedre grense, målverdi, Status og % Fullført når man oppretter et nytt mål, men bruk bare de felter som er relevante for det spesifikke målet. Husk en beskrivende og konkret indikator, se mer lenger ned.
...
Hvis målet ikke skal avsluttes i nær fremtid, fordi du ønsker kontinuerlige målinger, sett en tidsfrist langt frem i tid.
Utviklingsmål
Utviklingsmål sier noe om at vi ønsker en gitt utvikling, for eksempel opprette en ny avdeling, arrangere en konferanse eller lansere et nytt produkt. Utviklingsmål er:
...
Tidsbestemte
...
Hovedsakelig kan man da dele ulike mål inn i disse gruppene:
Utviklingsmål - oppnå et bestemt nivå innen en viss dato. Tidsbestemt og blir avsluttet når de er nådd. Har ofte ikke et konkret måltall vi styrer mot
Som styringsinformasjon kan du bruke Status-feltet og % Fullført-feltet. Progresjon vises i listen Prestasjonsoversikt. Se forklaring på funksjonalitet i Prestasjonsoversikt lenger ned i artikkelen.
...
Langsiktige mål
Langsiktige mål er mål som vi ønsker å:
...
Følge over tid, man blir ikke ferdig med målet.
...
Å se en positiv utvikling - viktig å bevare statistikk og se utvikling år etter år.
...
Man kan med fordel sette tidsfristen lang frem i tid.
...
På langsiktige mål er det anbefalt å ikke avslutte målet, men heller justere målverdien jevnlig. Er målet ditt 15 antall dager egenmelding per ansatt i 2018, kan du justere til 12 i 2019 osv. Bruk “Neste evaluering” for å angi når målet bør justeres. Ved å holde målet åpent, og heller justere målverdi får man all informasjon om utvikling i én graf:
...
Grafen viser utvikling i målverdi i ved den grønne linjen, og den reelle verdien som ved den blåe linjen. Holder man musepeker over den grønne linjen får man opp en informasjonsboks med spesifikke tall.
Tips: Bruk beskrivelsesfeltet (åpne målet for å redigere) til å dokumentere justering av målverdi:
...
Overvåkningsmål
Noen ganger har organisasjonen behov for å overvåke visse verdier, for eksempel at temperaturen på lager holder seg mellom 3 og 7 grader.
Det er registrering av målinger som er det viktigste her
Man ønsker at noe skal holde seg konstant og ikke utvikle seg
Som styringsinformasjon bør du registrere en øvre og nedre grense når du oppretter målet
Ønsker du målinger over tid samlet i et diagram - sett en lang Tidsfrist og hold målet åpent.
En oversikt over målingene vises i listen Prestasjonsoversikt:
...
bestemt måltall, og krever ikke målinger. Eks: Opprette en ny avdeling eller lansere et nytt produkt.
Langsiktige mål - avsluttes ikke, justerer målet over tid ettersom man blir bedre. Ønsker å se en positiv utvikling og bevare statistikk år etter år. Eks: lavt sykefravær.
Overvåkningsmål - holde seg over, under eller mellom to verdier over tid. Ønsker ikke endring, men at noe holder seg konstant, målinger er viktige. Eks: temperatur på lager skal være mellom to verdier.
I vår Guide forklares disse ulike målkonseptene mer utdypende.
Les mer om og bestill Guide her.
...
Tiltak - Hvordan kommer vi oss dit?
Tiltak beskriver konkrete handlinger som organisasjonen gjør for å nå et mål. Dersom målet vårt er å øke kundetilfredshetsscoren med 2 poeng i løpet av et år, vil det være naturlig å opprette et eller flere tiltak for å gjøre kundene mer fornøyde. Det kan være å redusere prisen på produktet, bedre produktkvaliteten eller tilby bedre service. Tiltak lager du etter at du har opprettet et mål. Du må lagre og lukke et mål, og åpne det på nytt i redigeringsmodus.
Indikatorer
...
Når du oppretter et nytt mål, må du beskrive en indikator. Valg av indikator er viktig og det er ofte litt jobb å finne en indikator som er målbar og gir deg deg informasjonen du trenger. En indikator , eller en samling av indikatorer skal gi svar på om organisasjonen har nådd sine mål. Det er viktig å tenke på at en indikator ikke skal være åpen for tolkning. Eksempler på indikatorer:
...
Tema
...
Indikator
...
Kompetanseheving
...
Antall opplæringsdager i snitt per person per år
...
Kundetilfredshet
...
Årlig gjennomsnittsscore på kundetilfredshetsundersøkelsen
...
HMS
...
Antall skader på arbeidsplassen per år
...
Miljø
...
Brutto direkte klimagassutslipp (Scope 1) i metriske tonn per år
Målinger registrerer du etter at du har opprettet et mål. Du må lagre og lukke et mål, og åpne det på nytt i redigeringsmodus.
Prestasjonsoversikt
Prestasjonsoversikt er et verktøy som viser en oversikt over status og utvikling på målene som er satt opp.
Her kan du:
...
Se alle mål med underordnede mål på en oversiktlig måte. (Mor, barns, barnebarn osv.).
...
Velge hvilke faner/ overskrifter som skal settes opp for å vise informasjon (Tittel, Type mål, Ansvarlig, Organisasjon, Tidsfrist, Status osv.).
...
Filtrere på alle faner/ overskrifter, slik at du for eksempel bare ser Mål som er “On track” eller som Lars eller Kristin er ansvarlig for.
...
mnå være tydelig!