Målstyring

Mål må ta hensyn til:

• Prinsipper og forpliktelser i politikken

• De vesentlige aspektene/risikoene

• Aktuelle lovkrav , kundekrav og andre krav

• Virkninger av å oppnå mål for andre aktiviteter og prosesser

• Berørte parters oppfatning (kontekstanalyse)

• Tekniske valg og muligheter

• Økonomiske, driftsmessige og organisatoriske forutsetninger

• Mulige virkninger på organisasjonens omdømme

• Funn fra risikovurderinger/gjennomganger/revisjoner

• Andre organisatoriske mål

Mål - Hvor skal vi?

Tiltak - Hvordan kommer vi oss dit?

Indikatorer og målinger - Hvordan går/gikk det?

Mål og delmål - Hvor skal vi?

• Ofte registrerer man mål på topp-nivå, med konkrete delmål under. Overordnede mål sier noe om hvilken retning man vil gå i, og er beskrivende, uten konkrete målverdier og med en lang tidshorisont.

• Eksempel: “Produktene våre skal møte kundenes behov”.

• Delmål er barn av et overordnet mål, og man kan lage mange delmål.

• Et generelt råd er at delmålene skal være SMARTE:

  • Spesifikke

  • Målbare

  • Ambisiøse

  • Realistiske

  • Tidsbestemte

  • Evaluerbare.

  • Eksempel: “Øke kundetilfredshetsscoren fra 75 til 77 poeng i løpet av 2023”

• Ikke alle type mål egner seg til å være formulert på denne måten, som forklart under.

Opprette mål og delmål i systemet

For å opprette et nytt mål, må du gå til listen Mål og planlegging i venstremenyen i Manage.

1. Trykk på Mål og +Ny knappen, for å åpne skjema.

2. Fyll inn Tittel.

3. Dersom dette er et nytt overordnet mål så velger du ikke et overordnet mål i skjemaet. Dersom dette er et delmål, velger du hvilket overordnet mål det tilhører.

Ulike typer mål

Hvordan man registrerer inn mål i systemet avhenger av hvilke type mål man har satt seg.

Har man et mål om å opprette en ny avdeling eller utvikle et nytt produkt, trenger man annen styringsinformasjon enn om man har som mål å holde temperaturen på lager mellom to verdier.

Systemet gir mulighet for å registrere øvre/nedre grense, målverdi, Status og % Fullført når man oppretter et nytt mål, men bruk bare de felter som er relevante for det spesifikke målet. Husk en beskrivende og konkret indikator, se mer lenger ned.

Hvis målet ikke skal avsluttes i nær fremtid, fordi du ønsker kontinuerlige målinger, sett en tidsfrist langt frem i tid.

Utviklingsmål

Utviklingsmål sier noe om at vi ønsker en gitt utvikling, for eksempel opprette en ny avdeling, arrangere en konferanse eller lansere et nytt produkt. Utviklingsmål er:

• Tidsbestemte

• Vil bli avsluttet når de er nådd

• Har ofte ikke et konkret måltall vi styrer mot

• Som styringsinformasjon kan du bruke Status-feltet og % Fullført-feltet. Progresjon vises i listen Prestasjonsoversikt. Se forklaring på funksjonalitet i Prestasjonsoversikt lenger ned i artikkelen.

Langsiktige mål

Langsiktige mål er mål som vi ønsker å:

• Følge over tid, man blir ikke ferdig med målet.

• Å se en positiv utvikling - viktig å bevare statistikk og se utvikling år etter år.

• Et eksempel er sykefravær eller antall kundeklager (se graf under).

• Man kan med fordel sette tidsfristen lang frem i tid.

• På langsiktige mål er det anbefalt å ikke avslutte målet, men heller justere målverdien jevnlig. Bruk “Neste evaluering” for å angi når målet bør justeres. Ved å holde målet åpent, og heller justere målverdi får man all informasjon om utvikling i én graf.

Her er et eksempel fra et mål om å motta få kundeklager:

Grafen viser utvikling i målverdi i ved den grønne linjen, og den reelle verdien som ved den blåe linjen.

Tips: Bruk beskrivelsesfeltet til å dokumentere justering av målverdi.

Overvåkningsmål

Noen ganger har organisasjonen behov for å overvåke visse verdier, for eksempel at temperaturen på lager holder seg mellom 3 og 7 grader.

• Det er registrering av målinger som er det viktigste her

• Man ønsker at noe skal holde seg konstant og ikke utvikle seg

• Som styringsinformasjon bør du registrere en øvre og nedre grense når du oppretter målet

• Ønsker du målinger over tid samlet i et diagram - sett en lang Tidsfrist og hold målet åpent.

En oversikt over målingene vises i listen Prestasjonsoversikt:

Tiltak - Hvordan kommer vi oss dit?

Tiltak beskriver konkrete handlinger som organisasjonen gjør for å nå et mål. Dersom målet vårt er å øke kundetilfredshetsscoren med 2 poeng i løpet av et år, vil det være naturlig å opprette et eller flere tiltak for å gjøre kundene mer fornøyde. Det kan være å redusere prisen på produktet, bedre produktkvaliteten eller tilby bedre service. Tiltak lager du etter at du har opprettet et mål. Du må lagre og lukke et mål, og åpne det på nytt i redigeringsmodus.

Indikatorer og måling - Hvordan går/ gikk det?

Når du oppretter et nytt mål, må du beskrive en indikator. Valg av indikator er viktig og det er ofte litt jobb å finne en indikator som er målbar og gir deg deg informasjonen du trenger. En indikator, eller en samling av indikatorer skal gi svar på om organisasjonen har nådd sine mål. Det er viktig å tenke på at en indikator ikke skal være åpen for tolkning. Eksempler på indikatorer:

Målinger registrerer du etter at du har opprettet et mål. Du må lagre og lukke et mål, og åpne det på nytt i redigeringsmodus.

Prestasjonsoversikt

Prestasjonsoversikt er et verktøy som viser en oversikt over status og utvikling på målene som er satt opp.

Her kan du:

• Se alle mål med underordnede mål på en oversiktlig måte. (Mor, barns, barnebarn osv.).

• Velge hvilke faner/ overskrifter som skal settes opp for å vise informasjon (Tittel, Type mål, Ansvarlig, Organisasjon, Tidsfrist, Status osv.).

• Filtrere på alle faner/ overskrifter, slik at du for eksempel bare ser Mål som er “On track” eller som Lars eller Kristin er ansvarlig for.

• Få frem oversiktlige diagrammer som viser utvikling i målinger, måleverdi, øvre/nedre grense osv. over tid. Denne kan enkelt kopieres til bruk i en PDF eller en PowerPoint presentasjon.