Så snart en boks eller en tegning kobles til en prosess, vil en prosessbeskrivelse (PD) være tilgjengelig. Alle nye PD-er vil vise teksten "Ingen publisert prosessbeskrivelse funnet" for å indikere at den er uredigert. Se videoer nedenfor om hvordan du begynner å redigere en PD og utfører forskjellige operasjoner. Vurder nøye når du skal bruke tekst, bilder, tabeller og videoer. Disse elementene brukt på riktig måte kan i stor grad hjelpe sluttbrukeren til å raskt forstå PDs formål. Prosessbeskrivelsene har rettighetsstyring, noe som betyr at bare prosesslisteeiere eller medforfattere kan redigere PD. Prosesseiernavnet er synlig i liten tekst over PD. Det er også synlig i prosesskortet for den prosessen.

Språk

​Hvis det er mer enn ett språk i systemet, vil det være en mulighet for å legge til en PD på hvert tilgjengelig språk. Standardspråket (default) vises først. Språkinnstillingene for sluttbrukerens nettleser vil avgjøre hvilken versjon av PD-en sluttbrukeren vil se i Ressurssammendraget. Se videoen nedenfor for hvordan du legger til en PD på et annet språk.

Formateringstips

​Hvis du kopierer tekst fra et annet dokument, sørg for å fjerne all formatering siden skjult kode kan forskyve den publiserte teksten. Merk teksten og klikk på det røde viskelærikonet. Sørg for at tekststørrelsen er stor nok for sluttbrukere.

• For å lage automatiske lenker som du kan bruke for henvisninger i e-post og chatter, bruk formateringen "Heading1", "Heading2" og "Heading3".

• "Rediger"-fanen inneholder en stavekontroll som kan være nyttig. Sørg for å merke teksten du vil sjekke før du velger riktig språk

Aktiver bruk av video

Hvis du ikke kan legge til videoer i en PD, må funksjonen kalt "Video og Rich media" legges til av en systemadministrator i SharePoint-menyen "Site collection features" i "Toppnivåinnstillinger". Det er ikke en QM365-innstilling, men en SharePoint-innstilling. Se denne lenken: Settinger og brytere

Godkjenning og publisering

Når PD-en er klar, kan brukeren sende den til godkjenning. Systemet vil sende PD til brukeren registrert i "Godkjenner"-feltet. Systemet fyller prosesseieren automatisk inn i Godkjenner-feltet, men brukere kan enkelt endre det til en annen person. Både prosesseier og medforfattere kan sende PD for godkjenning. Godkjenneren kan kommentere før publisering. Kommentarene er kun synlige i redigeringsmodus.

PD-meny komprimert modus vs vanlig modus

Vær oppmerksom på at PD-menyen vil være komprimert og se annerledes ut hvis nettleseren ikke er 100 % visningsmodus. Hvis menyen ser litt merkelig ut, får du hele visningen ved å trykke CTRL+0. Du må kanskje lagre PD-en og åpne den igjen for tilbakestilling av menyen i normal modus

Videobibliotek for PD’er

Starte redigering av PD

Legg til en PD i et annet språk

Redigere tekst i PD’er

Tabell redigering i PD’er

Legge til bilder i PD’er

Legg til bilder i PD’er

Godkjenne og publisere PD’er