QM356 sender en rekke varslinger til brukerne i systemet basert på ulike hendelser. Nedenfor finner du hver modul og liste og hvilke varslinger og varslingstyper som sendes ut.
Det er to typer varslinger:
Flows
Noen genereres av såkalte “Flows” - dette er et slags programmeringsspråk. Flows kan endres og tilpasses og det kan lages nye. Disse må bestilles via en ticket i vårt supportsystem. Flows blir stort sett ikke påvirket av oppgraderinger og hvis de blir de vil det håndeteres i oppgraderingen. Har dere spesialtilpassede flows blir ikke disse berørt av oppgraderinger. Om oppgraderingen krever endringer i tilpassede flows må vi gjøre dette i tillegg.
Skjema-varslinger
Noen varslinger er innebygget i skjemaene som fylles ut. Dersom dere ikke har en tilpasset portal så ligger alle skjema på en felles server online og kan ikke tilpasses. Dersom dere ønsker å tilpasse disse varslingene må skjemaet/skjemaene flyttes lokalt og ved oppgradering må vi også passe på å beholde tilpassingen og det medfører ekstraarbeid ved oppgradering.
Better - Saker
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Saksbehandler |
| DFFS |
| x |
Vidersende sak til ny ansvarlig | Ny saksbehandler |
| DFFS |
| x |
Sak forfaller | Saksbehandler |
| Flow |
| x |
Purring 14 dag etter passert forfallsdato | Saksbehandler |
| Flow | x | x |
Sak passert 30 dager over (kan endres) | Eskalering |
| Flow |
| x |
Purring på eskalering hver 30. dag | Eskalering |
| Flow | x | x |
Når sak lukkes | Melder |
| DFFS |
| x |
Når sak gjenåpnes | Saksbehandler | Melder | DFFS |
| x |
Mail til Ansvarlig angående saken i visningsmodus | Saksbehandler |
| DFFS |
| x |
Melding til Melder ang. saken i visningsmodus | Melder |
| DFFS |
| x |
Mail til ønskede epostadresser med lenke til saken | Valgte mottakere |
| DFFS |
| x |
Better - Tiltak
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarig | DFFS |
| x | |
Tiltak forfaller | Ansvarlig | Flow |
| x | |
Tiltak endrer ansvarlig | Ny Ansvarlig | DFFS | x | ||
Tiltak lukkes | Opprettet av | DFFS |
| x | |
Purrning på tiltak hver 14 dag | Ansvarlig | Flow | x | x | |
Meldig til ansvarlig | Ansvarlig | Melder | DFFS | x | |
Melding til melder | Melder | Ansvarlig | DFFS | x |
Better - Etterkontroll
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|---|
Ny etterkontroll | Ansvarlig |
| DFFS | x | |
Ved forfall | Ansvarlig | DFFS | ? | ||
Purring hver 14. dag etter forfall | Ansvarlig |
| DFFS | x | ? |
Ved lukking | Melder | Ansvarlig | DFFS | x |
App - Saker og Tiltak
Trigger | Til | Type varsling | E-post |
|---|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Ansvarlig | Flow | x |
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarlig | Flow | x |
Ny vernerunde | Ansvarlig | Flow | x |
Ny registrering | Ansvarlig | Flow | x |
Andre varslinger på egne skjema | Flow | x |
Dokumentarbeidsområdet
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|---|
Dokument som skal godkjennes / verifiseres | Godkjenner/ verifiserer |
| DFFS |
| x |
Dokument ikke godkjent / verifisert | Dokumenteier |
| DFFS |
| x |
Dokument klar for publiserings | Dokumenteier |
| DFFS |
| x |
Dokument publisert | Dokumenteier |
| Flow |
| x |
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor |
| ||||
Invitasjon til høringsrunde | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
| x |
Høringsrunde avsluttes | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
| x |
Trekk tilbake | (ingen varsel) |
| Flow |
| Nei |
Lage ny versjon og sette til kladd | (ingen varsel) | Flow | Nei | ||
Arkivering av dokument | Dokumenteier | Medforfatter | DFFS,Flow |
| ? |
Gjenopprett fra arkivet | Dokumenteier | Medforfatter | DFFS,Flow | ? | |
Purring på revisjonsdato og deretter hver 30.dag | Dokumenteier | Flow | x | x |
Prosessbeskrivelser
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|---|
PD til godkjenning | Godkjenner |
|
|
| ? |
Oppdatert PD godkjent og publisert | Prosesseier, Godkjenner, Medforfattere |
|
|
| ? |
30 dager før neste revisjon | Prosesseier | Flow | x | ||
21 dager før neste revisjon | Godkjenner | Flow | x | ||
På revisjonsdato | Prosesseier | ? | |||
Hver 7. dager etter revisjonforfall | Prosesseier | Flow | x | x | |
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor | ? | ||||
Ny kommentar/diskusjon | Prosesseier | Medforfatter | DFFS, Flow |
| ? |
Aktiviteter
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Aktivitet ansvarlig | Flow | x | x |
Endret aktivitet må godkjennes | Aktivitet ansvarlig | DFFS,Flow | x |
Kontekst
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Ansvarlig | Flow | x | x |
Risiko
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|
Ny risiko tildelt | Risikoeier | DFFS,Flow |
| x |
Neste risikoevaluering på revisjonsdato | Risikoevaluerings-eier | Flow | x | |
Purring på revisjon hver 14. dag | Risikoevaluerings-eier | Flow | x | x |
Målstyring
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt mål | Ansvarlig | DFFS,Flow | x | |
Varsling på dato for neste evaluering | Ansvarlig | Flow |
| x |
Purring hver 14. dag for neste evaluering | Ansvarlig | Flow | X | x |
Kompetanse
Trigger | Til | CC | Type varsling | E-post |
|---|---|---|---|---|
Utløp av sertifikat og kurs 30 dager før | Person | Leder | Flow | x |
Neste vurdering av kompetanse på revisjonsdato | Person | Leder | Flow | x |
Aktiva og sikringstiltak
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende | E-post |
|---|---|---|---|---|
Varsling på revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow |
| x |
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow | X | x |
Varsling på Neste revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow | x | |
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow | X | x |
Påminnelser
Trigger | Til | Type varsling | E-post |
|---|---|---|---|
Ved hvert nytt forfall ihht repeterende regel | Ansvarlig | DFFS | x |
Lesebekreftelser / varsling ved publisering av dokumenter, PD’er og prosesskart
Trigger | Til | Type varsling | E-post |
|---|---|---|---|
Ny lesebekreftelse / varsling ved publisering | Velg mottakere basert på brukere i systemet, brukergrupper, roller, eller eksterne epost adresser | Flow | x |
Påminnelse om ikke behandlet hver 14. dag | Person som ikke har bekreftet lest | Flow | x |
Prosjektrom
Trigger | Til | Type varsling | E-post |
|---|---|---|---|
Send document to approval | Approver | DFFS | ? |
Document approved | Author | DFFS | ? |
Document rejected | Author | ? |