QM356 sender en rekke varslinger til brukerne i systemet basert på ulike hendelser. Nedenfor finner du hver modul og liste og hvilke varslinger og varslingstyper som sendes ut.
Det er tre typer varslinger:
Flows
Noen genereres av såkalte “Flows” - dette er et slags programmeringsspråk. Flows kan endres og tilpasses og det kan lages nye. Disse må bestilles via en ticket i vårt supportsystem. Flows blir stort sett ikke påvirket av oppgraderinger og hvis de blir de vil det håndeteres i oppgraderingen. Har dere spesialtilpassede flows blir ikke disse berørt av oppgraderinger. Om oppgraderingen krever endringer i tilpassede flows må vi gjøre dette i tillegg.
Skjema-varslinger
Noen varslinger er innebygget i skjemaene som fylles ut. Dersom dere ikke har en tilpasset portal så ligger alle skjema på en felles server online og kan ikke tilpasses. Dersom dere ønsker å tilpasse disse varslingene må skjemaet/skjemaene flyttes lokalt og ved oppgradering må vi også passe på å beholde tilpassingen og det medfører ekstraarbeid ved oppgradering.
Rest API
Disse varslingene sendes fra script og benytter SharePoint sin no-reply@sharepointonline.com som avsender. Disse er hardkodet i systemet og kan ikke endres
Alle varslinger beskrevet her genererer en e-post, detaljer under:
Tegninger / prosesskart
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Ny revisjon | Eier av tegning | Rest API |
Sende til godkjenning | Eier av tegning | Rest API |
Avvise godkjenning - tilbake til kladd | Eier av tegning | Rest API |
Godkjenne | Eier av tegning | Rest API |
Avvise publisering - tilbake til kladd | Eier av tegning | Rest API |
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor | ||
Ny Høringsrunde | Høringsrundedeltakere | DFFS |
Better - Saker
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Saksbehandler |
| DFFS |
|
Vidersende sak til ny ansvarlig | Ny saksbehandler |
| DFFS |
|
Sak forfaller | Saksbehandler |
| Flow |
|
Purring 14 dag etter passert forfallsdato | Saksbehandler |
| Flow | x |
Sak passert 30 dager over (kan endres) | Eskalering |
| Flow |
|
Purring på eskalering hver 30. dag | Eskalering |
| Flow | x |
Når sak lukkes | Melder |
| DFFS |
|
Når sak gjenåpnes | Saksbehandler | Melder | DFFS |
|
Mail til Ansvarlig angående saken i visningsmodus | Saksbehandler |
| DFFS |
|
Melding til Melder ang. saken i visningsmodus | Melder |
| DFFS |
|
Mail til ønskede epostadresser med lenke til saken | Valgte mottakere |
| DFFS |
|
Better - Tiltak
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarig | DFFS |
| |
Tiltak forfaller | Ansvarlig | Flow |
| |
Tiltak endrer ansvarlig | Ny Ansvarlig | DFFS | ||
Tiltak lukkes | Opprettet av | DFFS |
| |
Purrning på tiltak hver 14 dag | Ansvarlig | Flow | x | |
Meldig til ansvarlig | Ansvarlig | Melder | DFFS | |
Melding til melder | Melder | Ansvarlig | DFFS |
Better - Etterkontroll
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Ny etterkontroll | Ansvarlig |
| DFFS | |
Ved forfall | Ansvarlig | DFFS | ||
Purring hver 14. dag etter forfall | Ansvarlig |
| DFFS | x |
Ved lukking | Melder | Ansvarlig | DFFS |
App - Saker og Tiltak
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Ansvarlig | Flow |
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarlig | Flow |
Ny vernerunde | Ansvarlig | Flow |
Ny registrering | Ansvarlig | Flow |
Andre varslinger på egne skjema | Flow |
Dokumentarbeidsområdet
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Dokument som skal godkjennes / verifiseres | Godkjenner/ verifiserer |
| DFFS |
|
Dokument ikke godkjent / verifisert | Dokumenteier |
| DFFS |
|
Dokument klar for publiserings | Dokumenteier |
| DFFS |
|
Dokument publisert | Dokumenteier |
| DFFS/Flow |
|
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor |
| |||
Invitasjon til høringsrunde | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
|
Høringsrunde avsluttes | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
|
Purring på revisjonsdato og deretter hver 30.dag | Dokumenteier | Flow | x |
Prosessbeskrivelser
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
PD til godkjenning | Godkjenner |
| DFFS |
|
Oppdatert PD godkjent og publisert | Prosesseier |
| DFFS |
|
30 dager før neste revisjon | Prosesseier | Flow | ||
21 dager før neste revisjon | Godkjenner | Flow | ||
På revisjonsdato | Prosesseier | DFFS | ||
Hver 7. dager etter revisjonsforfall | Prosesseier | Flow | x | |
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor | ||||
Ny kommentar/diskusjon | Prosesseier | Medforfatter | DFFS, Flow |
|
Aktiviteter
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Aktivitet ansvarlig | Flow | x |
Endret aktivitet må godkjennes | Aktivitet ansvarlig | DFFS,Flow |
Kontekst
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Ansvarlig | Flow | x |
Risiko
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ny risiko tildelt | Risikoeier | DFFS,Flow |
|
Neste risikoevaluering på revisjonsdato | Risikoevaluerings-eier | Flow | |
Purring på revisjon hver 14. dag | Risikoevaluerings-eier | Flow | x |
Målstyring
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt mål | Ansvarlig | DFFS,Flow | |
Varsling på dato for neste evaluering | Ansvarlig | Flow |
|
Purring hver 14. dag for neste evaluering | Ansvarlig | Flow | X |
Kompetanse
Trigger | Til | CC | Type varsling |
|---|---|---|---|
Utløp av sertifikat og kurs 30 dager før | Person | Leder | Flow |
Neste vurdering av kompetanse på revisjonsdato | Person | Leder | Flow |
Aktiva og sikringstiltak
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Varsling på revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow |
|
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow | X |
Varsling på Neste revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow | |
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow | X |
Påminnelser
Trigger | Til | Kopier til | Type varsling |
|---|---|---|---|
Ved hvert nytt forfall ihht repeterende regel | Ansvarlig | Internal CC, External CC | DFFS |
Lesebekreftelser / varsling ved publisering av dokumenter, PD’er og prosesskart
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Ny lesebekreftelse / varsling ved publisering | Velg mottakere basert på brukere i systemet, brukergrupper, roller, eller eksterne epost adresser | Flow |
Påminnelse om ikke behandlet hver 14. dag | Person som ikke har bekreftet lest | Flow |
Prosjektrom
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Send document to approval | Approver | DFFS |
Document approved | Author | DFFS |
Document rejected | Author |