QM356 sender en rekke varslinger til brukerne i systemet basert på ulike hendelser. Nedenfor finner du hver modul og liste og hvilke varslinger og varslingstyper som sendes ut.
Varslingstyper
Det er tre typer varslinger:
Flows
Noen genereres av såkalte “Flows” - dette er et slags programmeringsspråk. Flows kan endres og tilpasses og det kan lages nye. Disse må bestilles via en ticket i vårt supportsystem. Flows blir stort sett ikke påvirket av oppgraderinger og hvis de blir de vil det håndeteres i oppgraderingen. Har dere spesialtilpassede flows blir ikke disse berørt av oppgraderinger. Om oppgraderingen krever endringer i tilpassede flows må vi gjøre dette i tillegg.
Skjema-varslinger
Noen varslinger er innebygget i skjemaene som fylles ut som er bygget på DFFS teknologien. Dersom dere ikke har en tilpasset portal så ligger alle skjema på en felles server online og kan ikke tilpasses. Dersom dere ønsker å tilpasse disse varslingene må skjemaet/skjemaene flyttes lokalt og ved oppgradering må vi også passe på å beholde tilpassingen og det medfører ekstraarbeid ved oppgradering.
Rest API
Disse varslingene sendes fra script og benytter SharePoint sin no-reply@sharepointonline.com som avsender. Disse er hardkodet i systemet og kan ikke endres
Varslingsoversikt
Alle varslinger beskrevet her genererer en e-post, detaljer under:
Tegninger / prosesskart
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Ny revisjon | Eier av tegning | Rest API |
Sende til godkjenning | Eier av tegning | Rest API |
Avvise godkjenning - tilbake til kladd | Eier av tegning | Rest API |
Godkjenne | Eier av tegning | Rest API |
Avvise publisering - tilbake til kladd | Eier av tegning | Rest API |
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor | ||
Ny Høringsrunde | Høringsrundedeltakere | DFFS |
Better - Saker
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Saksbehandler |
| DFFS |
|
Vidersende sak til ny ansvarlig | Ny saksbehandler |
| DFFS |
|
Sak forfaller | Saksbehandler |
| Flow |
|
Purring 14 dag etter passert forfallsdato | Saksbehandler |
| Flow | x |
Sak passert 30 dager over (kan endres) | Eskalering |
| Flow |
|
Purring på eskalering hver 30. dag | Eskalering |
| Flow | x |
Når sak lukkes | Melder |
| DFFS |
|
Når sak gjenåpnes | Saksbehandler | Melder | DFFS |
|
Mail til Ansvarlig angående saken i visningsmodus | Saksbehandler |
| DFFS |
|
Melding til Melder ang. saken i visningsmodus | Melder |
| DFFS |
|
Mail til ønskede epostadresser med lenke til saken | Valgte mottakere |
| DFFS |
|
Better - Tiltak
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarig | DFFS |
| |
Tiltak forfaller | Ansvarlig | Flow |
| |
Tiltak endrer ansvarlig | Ny Ansvarlig | DFFS | ||
Tiltak lukkes | Opprettet av | DFFS |
| |
Purrning på tiltak hver 14 dag | Ansvarlig | Flow | x | |
Meldig til ansvarlig | Ansvarlig | Melder | DFFS | |
Melding til melder | Melder | Ansvarlig | DFFS |
Better - Etterkontroll
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Ny etterkontroll | Ansvarlig |
| DFFS | |
Ved forfall | Ansvarlig | DFFS | ||
Purring hver 14. dag etter forfall | Ansvarlig |
| DFFS | x |
Ved lukking | Melder | Ansvarlig | DFFS |
App - Saker og Tiltak
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Ansvarlig | Flow |
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarlig | Flow |
Ny vernerunde | Ansvarlig | Flow |
Ny registrering | Ansvarlig | Flow |
Andre varslinger på egne skjema | Flow |
Dokumentarbeidsområdet
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Dokument som skal godkjennes / verifiseres | Godkjenner/ verifiserer |
| DFFS |
|
Dokument ikke godkjent / verifisert | Dokumenteier |
| DFFS |
|
Dokument klar for publiserings | Dokumenteier |
| DFFS |
|
Dokument publisert | Dokumenteier |
| DFFS/Flow |
|
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor |
| |||
Invitasjon til høringsrunde | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
|
Høringsrunde avsluttes | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
|
Purring på revisjonsdato og deretter hver 30.dag | Dokumenteier | Flow | x |
Prosessbeskrivelser
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
PD til godkjenning | Godkjenner |
| DFFS |
|
Oppdatert PD godkjent og publisert | Prosesseier |
| DFFS |
|
30 dager før neste revisjon | Prosesseier | Flow | ||
21 dager før neste revisjon | Godkjenner | Flow | ||
På revisjonsdato | Prosesseier | DFFS | ||
Hver 7. dager etter revisjonsforfall | Prosesseier | Flow | x | |
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor | ||||
Ny kommentar/diskusjon | Prosesseier | Medforfatter | DFFS, Flow |
|
Aktiviteter
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Aktivitet ansvarlig | Flow | x |
Endret aktivitet må godkjennes | Aktivitet ansvarlig | DFFS,Flow |
Kontekst
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Ansvarlig | Flow | x |
Risiko
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ny risiko tildelt | Risikoeier | DFFS,Flow |
|
Neste risikoevaluering på revisjonsdato | Risikoevaluerings-eier | Flow | |
Purring på revisjon hver 14. dag | Risikoevaluerings-eier | Flow | x |
Målstyring
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt mål | Ansvarlig | DFFS,Flow | |
Varsling på dato for neste evaluering | Ansvarlig | Flow |
|
Purring hver 14. dag for neste evaluering | Ansvarlig | Flow | X |
Kompetanse
Trigger | Til | CC | Type varsling |
|---|---|---|---|
Utløp av sertifikat og kurs 30 dager før | Person | Leder | Flow |
Neste vurdering av kompetanse på revisjonsdato | Person | Leder | Flow |
Aktiva og sikringstiltak
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Varsling på revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow |
|
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow | X |
Varsling på Neste revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow | |
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow | X |
Påminnelser
Trigger | Til | Kopier til | Type varsling |
|---|---|---|---|
Ved hvert nytt forfall ihht repeterende regel | Ansvarlig | Internal CC, External CC | DFFS |
Lesebekreftelser / varsling ved publisering av dokumenter, PD’er og prosesskart
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Ny lesebekreftelse / varsling ved publisering | Velg mottakere basert på brukere i systemet, brukergrupper, roller, eller eksterne epost adresser | Flow |
Påminnelse om ikke behandlet hver 14. dag | Person som ikke har bekreftet lest | Flow |
Prosjektrom
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Send document to approval | Approver | DFFS |
Document approved | Author | DFFS |
Document rejected | Author |