Forstå Better

Å komme i gang med Better er raskt og enkelt, og krever lite eller ingen tekniske forberedelser. Å begynne å bruke Better så snart som mulig er en rask måte å få verdi tilbake fra investeringen i systemet, siden det raskt avslører de lavthengende fruktene av mulige forbedringer.

Kort sagt, bruk av Better handler om:

• Få ansatte til å rapportere hendelser, observasjoner, forbedringsforslag og positive tilbakemeldinger.

• Administrere sakene som rapporteres ved å bruke handlinger for å analysere og gjøre forbedringer.

• Undersøk dataene i systemet for å ta fornuftige beslutninger basert på fakta og statistikk.

Better i den store sammenhengen

Better er laget for å håndtere innemelding og saksbehandling av både operative saker fra drift og fra deres ledelsessystem, Manage. Med andre ord - alle typer forbedringer håndteres her

• SAK: en innmeldt sak kan være en faktisk hendelse, en observasjon, et forbedringsforslag, en positiv tilbakemelding ++ (styre analyse & implementering av forbedring)

• TILTAK: en konkret tildelt oppgave for å oppnå en forbedring. Oftest «barn av en sak.

• ETTERKONTROLL: en oppgave som opprettes for å se om tiltak hadde ønsket effekt, løste hendelsen eller om det trengs flere tiltak

Sakstyper

Det er fire forskjellige sakstyper i Better representeres av de fire rapporteringsknappene på toppen av Better-siden, hver representert med et tall i skjemaene.

1. Hendelse - rapporter om at noe har skjedd, ofte et avvik.

2. Observasjon - noe som nesten skjedde eller identifiserer en svakhet.

3. Forbedring – rapporter noe som kunne vært bedre, mulige endringer.

4. Positive tilbakemeldinger - rapporter positive tilbakemeldinger fra kunder, internt, leverandører etc..

Ulike statuser for saker som har blitt rapportert

Følgende illustrasjon viser flyten av Bedre saksbehandling:

1. Når en sak er opprettet har den status =1. Dette betyr at ingen data er redigert. Saksbehandler kan sende saken til en annen saksbehandler uten at status endres.
   Melding sendes saksbehandler når ny sak opprettes. Saksbehandler er ansvarlig registrert i organisasjonslisten.

2. ​Når data er endret vil status endres til 2. Minste nødvendige endring før saksbehandler kan lagre saken er å krysse av for en av kategoriene i fanen "Saksbehandling". Status = 2 betyr også at saken ikke har handlinger knyttet til seg.​

3. Når status = 3, er den aktiv og har blitt lagt til minst én handling. Det er ingen grenser for antall handlinger som kan legges til, og det er heller ikke nødvendig å legge til noen. Denne statusen betyr at minst én handling er aktiv, det vil si ikke lukket. Varsler sendes til handlingseier valgt av saksbehandler hver gang de får en ny handling. Det sendes også varsler til sakseier når en handlingsansvarlig avslutter handlingen.

4. ​I status 4 vet du at det er minst én handling knyttet til saken og at handlingen(e) er avsluttet. Dette betyr igjen at det er på tide å undersøke saken og se om den er klar til å avsluttes.

5. En sak med status 5 er avsluttet. Saksbehandler kan ha opprettet en eller flere verifikasjoner. Når dette/disse er håndtert, kan saksbehandler velge å åpne saken på nytt.
   Melding sendes saksbehandler når saken er avsluttet.

6. ​Hvis en sak gjenåpnes, vil den få status = 6. Når den avsluttes igjen, vil den tilbakestilles til status 6, og det kan potensielt svinge mellom disse statusene. Melding sendes saksbehandler dersom saken tas opp igjen.

Varslinger

Dersom saksbehandler setter saken til en annen person, vil denne få et varsel. Saksbehandler får melding når en sak har forfall og deretter hver 14. dag etter det til den er avsluttet. Når en sak er forsinket med 30 dager, sendes en melding til den som er registrert i «Eskalering»-feltet i organisasjonslisten for den valgte organisasjonen ved melding. Hvis du har enterprise-utgaven av QM365, kan varslene bli endret.

Kryptert felt for å sikre personlige og andre sensitive data

Sensitive og/eller personlige data må skjules for vanlige brukere. Derfor er "Beskrivelse"-feltet kryptert i status 1. Når saksbehandler ser sensitive og/eller personopplysninger, må denne informasjonen flyttes til "Sensitiv informasjon" under "Beskrivelse"-feltet. Fra status 2-6 er "Sensitiv informasjon" kryptert, og "Beskrivelse er ikke. Kun saksbehandler og stedfortreder kan lese de krypterte feltene.

Rettigheter i Better

• Alle brukere kan lese innholdet i alle saker unntatt de krypterte feltene.

• Saksbehandler og stedfortreder har samme rettigheter og kan redigere aktuelle saker.

• Better administratorer kan redigere alle felt i alle saker og handlinger.

Innstillinger og tilpasning

• Noen kunder ser behovet for endringer i Better. Vi anbefaler imidlertid å teste systemet som det er med en fokusgruppe før du bestiller endringer. Se artikkelen om Settinger og brytere i Better for mer informasjon

• Kun Enterprise kunder kan gjøre tilpassinger i Better. Dette vil resultere i mer kompliserte og kostbare oppgraderinger, men vil likevel for noen kunder være helt nødvendig.

Better videoer

En oversikt / gjennomgang av Better

Startsiden

Sakstyper

Varslinger fra Better

Saks status nummer

Listevisninger i Better

Hvordan bruke Better søk

Bruker rettigheter og roller i Saker