For å unngå dobbeltarbeid er det anbefalt å følge en viss rekkefølge når man bygger opp systemet. Dette er vår anbefaling. Det er også anbefalt spesifikt om man skal implementer en eller flere ISO standarder.
Organisasjonslisten: legg inn organisasjonsstrukturen først da de fleste datatyper kan tagges mot avdelinger og enheter.
Roller: dersom dere skal bruke roller er det lurt å ha disse på plass tidlig da også disse tagges mot de fleste datatyper.
Bygg prosesskart og prosesslisten
Dokumenter prosessene med prosessbeskrivelser, aktiviteter og dokumenter fra Dokumentarbeidsområdet
Kontekstanalyse - dette danner grunnlaget for risikovurderinger og arbeidet med lover og krav
Definer policier og bygg de inn i prosesskartet.
Definer risikoer og evaluer disse
Registrer lover og krav som skal overholdes
Definer mål og KPI’er
Bygg opp kunde og leverandørlisten. Disse kan evt integreres mot et ERP system og er svært nyttig for blant annet leverandørevalueringer og tagging av saker i Better med avvikshåndtering
Bygg opp kompetanser og personlig CV’er for ansatte, som igjen gir et godt grunnlag for kompetanseplanlegging og medarbeidersamtaler
Bruk Systemkalenderen til å registrere og jobbe med Revisjoner og Ledelsens Gjennomgåelse
Bygg inn personalhåndboken og ulike årshjul i prosesskartet
Denne rekkefølgen er ikke påkrevet, men steg 1-4 anbefales da dette arbeidet er krevende og danner et solid grunnlag for alle resterende steg.
Figuren under forklarer oppbyggingen visuelt:
