Systemkalender er ment til bruk for alle typer systemhendelser som revisjoner, ledelsens gjennomgåelse, beredskapsøvelser, opplæring, kursing etc. Kan godt også brukes til onboarding og off-boarding av ansatte. I hvert kalenderelement kan man invitere deltakere og opprette tiltak og saker. Velger man type hendelse som “Revisjon” eller “Ledelsens gjennomgåelse” vil man få mange ekstra funksjoner og rapporter som generes som gir et komplett verktøy for planlegging og gjennomføring av disse aktivitetene i tillegg til å lagre alle data som trengs.
Fra 22 versjonen finner man Systemkalender under “Funksjoner og rapporter”
Fra denne kan man gå til egne oversikter som gjør det lett å finne, filtrere/sortere kalender elementer, åpne de og jobbe videre med de. Bruk menyen under “Lister” for å kunne opprette nye elementer.
Varslinger og funksjon
På førstesiden av hvert kalenderelement finnes ulike felter og funksjoner:
Legg inn Ansvarlige og Deltakere - disse vil du kunne sende mail til ved lagring av skjemaet ved å klikke på knappen nederst som heter “Send mail til deltakerne og Lagre”. De vil da få en epost med lenke til denne hendelsen. De kan da åpne denne og se på og forberede seg.
NB! For å få hendelsen inn i kalenderen til deltakerne må du invitere de via Outlook. Vi sender bare en varsling, ikke en kalender-invitasjon.
Ledelsens gjennomgåelse
Dersom et kalenderelement er definert som en Ledelsens Gjennomgåelse vil man fra 23.2 versjonen av ha en helt ny funksjon der man velger fra/til dato som LG’en gjelder for og flervalg på Organisasjon og så vil systemet generere en rekke rapporter on-the-fly. Dette gjør forenkler forberedelsesarbeidet så fremt dere bruker systemets funksjoner. Skjemaet har en rekke utfyllingsfelter for konklusjoner og opprettelse av tiltak. Og siden tiltak nå kan krypteres er det også økt sikkerhet mht uønsket innsyn. Det er også egen mulighet for utskrift av LG dersom det er behov for lagre den feks i PDF format eller sende til eksterne. Lukking av tiltak følges selvfølgelig opp gjennom Better.
Videoer som forklarer bruk av systemkalender
Registrere/redigere aktivitet i System kalender:
https://youtu.be/Uno9sUxn3kI
Slette element fra System kalender
https://youtu.be/_Tgi7slvXkQ
Listvisninger i Systemkalender:
https://youtu.be/SiN3BkeDBLo