Å komme i gang med Better er raskt og enkelt, og krever lite eller ingen tekniske forberedelser. Å begynne å bruke Better så snart som mulig er en rask måte å få verdi tilbake fra investeringen i systemet, siden det raskt avslører de lavthengende fruktene av mulige forbedringer.
Kort sagt, bruk av Better handler om:
Få ansatte til å rapportere hendelser, observasjoner, forbedringsforslag og positive tilbakemeldinger.
Administrere sakene som rapporteres ved å bruke handlinger for å analysere og gjøre forbedringer.
Undersøk dataene i systemet for å ta fornuftige beslutninger basert på fakta og statistikk.
Better i den store sammenhengen
Better er laget for å håndtere innmelding og saksbehandling av både operative saker fra drift og fra deres ledelsessystem, Manage. Med andre ord - alle typer forbedringer håndteres her
SAK: en innmeldt sak kan være en faktisk hendelse, en observasjon, et forbedringsforslag, en positiv tilbakemelding ++ (styre analyse & implementering av forbedring)
TILTAK: en konkret tildelt oppgave for å oppnå en forbedring. Oftest «barn» av en sak.
ETTERKONTROLL: en oppgave som opprettes for å se om tiltak hadde ønsket effekt, løste hendelsen eller om det trengs flere tiltak
Sakstyper
Det er fire forskjellige sakstyper i Better representeres av de fire rapporteringsknappene på toppen av Better-siden, hver representert med et tall i skjemaene.
Hendelse - rapporter om at noe har skjedd, ofte et avvik.
Observasjon - noe som nesten skjedde eller identifiserer en svakhet.
Forbedring – rapporter noe som kunne vært bedre, mulige endringer.
Positive tilbakemeldinger - rapporter positive tilbakemeldinger fra kunder, internt, leverandører etc.
Ulike statuser for saker som har blitt rapportert
Følgende illustrasjon viser flyten av Bedre saksbehandling:
Når en sak er opprettet har den status =1. Dette betyr at ingen data er redigert. Saksbehandler kan sende saken til en annen saksbehandler uten at status endres.
Melding sendes saksbehandler når ny sak opprettes. Saksbehandler er ansvarlig registrert i organisasjonslisten.Når data er endret vil status endres til 2. Minste nødvendige endring før saksbehandler kan lagre saken er å krysse av for en av kategoriene i fanen "Saksbehandling". Status = 2 betyr også at saken ikke har tiltak knyttet til seg.
Når status = 3, er den aktiv og det har blitt lagt til minst et tiltak. Det er ingen grenser for antall tiltak som kan legges til, og det er heller ikke nødvendig å legge til noen. Denne statusen betyr at minst et tiltak er aktivt, det vil si ikke lukket. Varsler sendes til tiltaksansvarlig valgt av saksbehandler hver gang de får en ny handling. Det sendes også varsler til sakseier når en tiltaksansvarlig avslutter tiltaket.
I status 4 vet du at det er minst et tiltak knyttet til saken og at tiltak(ene) er avsluttet. Dette betyr igjen at det er på tide å undersøke saken og se om den er klar til å avsluttes.
En sak med status 5 er avsluttet. Saksbehandler kan ha opprettet en eller flere etterkontroller. Når dette/disse er håndtert, kan saksbehandler velge å åpne saken på nytt.
Melding sendes saksbehandler når saken er avsluttet.Hvis en sak gjenåpnes, vil den få status = 6. Når den avsluttes igjen, vil den tilbakestilles til status 5, og det kan potensielt svinge mellom disse statusene. Melding sendes saksbehandler dersom saken tas opp igjen.
Varslinger
Dersom saksbehandler setter saken til en annen person, vil denne få et varsel. Saksbehandler får melding når en sak har forfalt og deretter hver 14. dag frem til den er avsluttet. Når en sak er forfalt med 30 dager, sendes en melding til den som er registrert i «Eskalering»-feltet i organisasjonslisten for den valgte organisasjonen. Hvis du har enterprise-utgaven av QM365, kan varslene bli endret.
Kryptert felt for å sikre personlige og andre sensitive data
Sensitive og/eller personlige data må skjules for vanlige brukere. Derfor er "Beskrivelse"-feltet kryptert i status 1. Når saksbehandler ser sensitive og/eller personopplysninger, må denne informasjonen flyttes til "Sensitiv informasjon" under "Beskrivelse"-feltet. Fra status 2-6 er "Sensitiv informasjon" kryptert, og "Beskrivelse er ikke. Kun saksbehandler, stedfortreder, eskalering, forfatter og Better administratorer kan lese de krypterte feltene.
Rettigheter i Better
Alle brukere kan lese innholdet i alle saker unntatt de krypterte feltene.
Saksbehandler og stedfortreder har samme rettigheter og kan redigere aktuelle saker.
Better administratorer kan redigere alle felt i alle saker og tiltak.
Innstillinger og tilpasning
Noen kunder ser behovet for endringer i Better. Vi anbefaler imidlertid å teste systemet som det er med en fokusgruppe før du bestiller endringer. Se artikkelen om Settinger og brytere i Better for mer informasjon
Kun Enterprise kunder kan gjøre tilpassinger i Better. Dette vil resultere i mer kompliserte og kostbare oppgraderinger, men vil likevel for noen kunder være helt nødvendig.
Better videoer
En oversikt / gjennomgang av Better
Startsiden
Sakstyper
Varslinger fra Better
Saks status nummer
Listevisninger i Better
Hvordan bruke Better søk
Bruker rettigheter og roller i Saker