Så snart en boks eller en tegning kobles til en prosess, vil en prosessbeskrivelse (PD) være tilgjengelig. Alle nye PD-er vil vise teksten "Ingen publisert prosessbeskrivelse funnet" for å indikere at den er uredigert. Se videoer nedenfor om hvordan du begynner å redigere en PD og utfører forskjellige operasjoner. Vurder nøye når du skal bruke tekst, bilder, tabeller og videoer. Disse elementene brukt på riktig måte kan i stor grad hjelpe sluttbrukeren til å raskt forstå PDs formål. Merk at PD’er har også disse kvalitetene:
Prosessbeskrivelsene har rettighetsstyring, noe som betyr at bare prosesslisteeiere eller medforfattere kan redigere PD.
Prosesseiernavnet er synlig i liten tekst over PD. Det er også synlig i prosesskortet for den prosessen.
full versjonering
revisjonsdato og varsling ved ny revisjon
invitere medforfattere
kommentar/diskusjonstråd
tagge ansvarlige
utskriftsfunksjon
PD maler
Språk
Hvis det er mer enn ett språk i systemet, vil det være en mulighet for å legge til en PD på hvert tilgjengelig språk. Standardspråket (default) vises først. Språkinnstillingene for sluttbrukerens nettleser vil avgjøre hvilken versjon av PD-en sluttbrukeren vil se i Ressurssammendraget. Se videoen nedenfor for hvordan du legger til en PD på et annet språk.
Formateringstips
Hvis du kopierer tekst fra et annet dokument, sørg for å fjerne all formatering siden skjult kode kan forskyve den publiserte teksten. Merk teksten og klikk på det røde viskelærikonet. Sørg for at tekststørrelsen er stor nok for sluttbrukere.
For å lage automatiske lenker som du kan bruke for henvisninger i e-post og chatter, bruk formateringen "Heading1", "Heading2" og "Heading3".
"Rediger"-fanen inneholder en stavekontroll som kan være nyttig. Sørg for å merke teksten du vil sjekke før du velger riktig språk
Aktiver bruk av video
Hvis du ikke kan legge til videoer i en PD, må funksjonen kalt "Video og Rich media" legges til av en systemadministrator i SharePoint-menyen "Site collection features" i "Toppnivåinnstillinger". Det er ikke en QM365-innstilling, men en SharePoint-innstilling. Se denne lenken: https://simplisoftware.atlassian.net/wiki/spaces/QM365/pages/2503213084/Settinger+og+brytere#Aktivere-bruk-av-video%2Fbilder-i-Prosessbeskrivelser-og-Aktiviteter
Godkjenning og publisering
Når PD-en er klar, kan brukeren sende den til godkjenning. Systemet vil sende PD til brukeren registrert i "Godkjenner"-feltet. Systemet fyller prosesseieren automatisk inn i Godkjenner-feltet, men brukere kan enkelt endre det til en annen person. Både prosesseier og medforfattere kan sende PD for godkjenning. Godkjenneren kan kommentere før publisering. Kommentarene er kun synlige i redigeringsmodus.
PD-meny komprimert modus vs vanlig modus
Vær oppmerksom på at PD-menyen vil være komprimert og se annerledes ut hvis nettleseren ikke er 100 % visningsmodus. Hvis menyen ser litt merkelig ut, får du hele visningen ved å trykke CTRL+0. Du må kanskje lagre PD-en og åpne den igjen for tilbakestilling av menyen i normal modus
Videobibliotek for PD’er
Starte redigering av PD
Legg til en PD i et annet språk
Redigere tekst i PD’er og Aktiviteter
Tabell redigering i PD’er og Aktiviteter
Legge til bilder i PD’er og Aktiviteter
Legg til videoer i PD’er og Aktiviteter
Godkjenne og publisere PD’er