A. Gjøre dokumentmaler tilgjengelig i Project
Det er tre måter å gjøre dokumentmaler tilgjengelig i Project:
1. Tagge en mal til en prosess som benyttes i et prosesskart i et prosjekt
2. Koble malen til Prosjekttype på dokumentekortet til dokumentet i Dokumentarbeidsområdet:
Når skal denne metodikken benyttes? Denne metodikken kan benyttes når brukerne av prosjektrommet som skal benytte maler også har tilgang til resten av systemet - fordi det er der malene ligger lagret.
Det vil da vises i Project under fanen Dokument under overskriften “Sentraliserte dokumentmaler”
3. Laste ned malen som lokal mal til Prosjektrommet
Denne funksjonen er akkurat som den over - malen tagges mot Prosjekttype i Dokumentarbeidsområdet. Det man i tillegg kan gjøre er å kopiere ned dokumentet som en lokal mal i Prosjektrommet.
Når skal denne metodikke benyttes? Fordelen med denne metodikken er at personer som kun har tilgang til prosjektrommet og ikke resten av systemet kan få tilgang til malen. Pass derfor på at dersom dere har eksterne brukere at man kun kopierer ned de malene som eksterne skal benytte. Man kopierer ned ved å bruke “snurre” ikonet på Prosjektkort-fanen:
Malen(e) blir dermed å finne under Lokale dokument-maler overskriften
B. Predefinere lagring for dokumentmaler i Project
For å sikre at maler lagres på rett sted av sluttbruker er det mulig å både definere dette to steder på to ulike nivåer
Definere område for utfylte maler i det enkelte prosjektrom
Når man oppretter et Prosjektrom kan man legge inn “Relativ nettadresse”, altså stien til området man skal lagre utfylte prosjektmaler. Det kan være en klassisk sti, en mappe, et SharePoint bibliotek i eller utenfor prosektrommet eller en Teams kanal. Sluttbruker må selvfølgelig ha tilgang dit eller kan vedkommendne ikke lagre utfylte mal. Stien legges inn ved opprettelse av prosjektrommet. Man kan legge inn komplett adresse.
Dersom man har lagt inn feil sti, kan dette rettes opp i Settings for prosjektrommet. De finner man ved å skrive “lists/settings” etter stien til prosjektrommet. feks
https://qm365.sharepoint.com/sites/DemoEnterprise/Manage/p/32004_5/default.aspx
blir til
https://qm365.sharepoint.com/sites/DemoEnterprise/Manage/p/32004_5/lists/settings
Definere mappe som utfylt mal skal lagres i
I prosjektkortet i Dokumentarbeidsområdet kan man definere hvilken mappe (i området) som dokumentet skal lagres. Det er jo vanlig at alle utfylte maler skal lagres i samme område, men ulike mapper og undermapper. Denne mappen spesifiserer man i dokumentkortet i Dokumenarbeidsområdet under fanen “Lagringsmål”
C. Åpne maler og lagre de på rett sted
Malene brukes da på følgende måte - uansett hvorfra man klikker på de:
Sluttbruker klikker på malen og åpner den i sin Word
Sluttbruker fyller ut malen
Når malen skal lagres