Krav
Eksempler på krav er lovkrav, produktkrav (CE-merking), ISO-krav, kundekrav og forventninger, selvpålagte krav, krav til ansatte og liknende. Ulike standarder har ulikt fokus. Arbeid med krav er nært knyttet til Kontekstanalysen. Det gir viktige innspill til policyarbeidet, som igjen er grunnleggende for målstyring.
Avhengig av interessentene, må du finne ut hvilke krav de har, eksempler kan være:
Myndighetene har lover som gjelder for din organisasjon og produkter innenfor mange ulike områder.
Dine kunder (ISO 9001) har kontraktskrav og forventninger som ikke er skrevet noe sted. Hvilke krav og forventninger har kundene dine til produktene og tjenestene dine.
Hva er dine krav og forventninger?
Dine ansatte har sine rettigheter og forventninger (ISO 45001/HS). Hvordan definerer du disse?
Myndighetene - hvilke lovpålagte krav knytter seg til ditt produkt/tjenester?
Hvilke krav har du spesifisert for dine produkter og tjenester?
Har aksjonærene dine noen forventninger? Formuler disse som krav om nødvendig.
Kilder
Hvor kommer kravene fra? Når du går gjennom kravene, sørg for å se etter kildene. De gir verdifull og viktig informasjon når du legger inn dataene i QM356. Eksempler på kilder:
Standarder
Kontrakter / dokumenter
Anbud
Forventninger i markedet
Organisasjoner? Hvilken type?
Konkurrerende produkter og tjenester
Myndigheter representert av ulike lover og forskrifter
Se video under for oversikt over funksjonaliteter ved krav
Registrering av krav og kravgrupper
Lover og krav kommer man til via venstremenyen, funksjoner og rapporter, samsvar
Detaljerte krav
Det første man må gjøre er å registrere hvert krav:
Feltene med rød stjerne er obligatoriske og må fylles inn.
Kravgruppe
Kravdokument; hvor det kommer fra, kilden
Tittel; navnet på kravene
Kravtype; kontekst, juridiske krav, kundekrav, egne krav
Hvis det er nyttig, kan du også legge til:
Paragrafnummer
Beskrivelse; forklar mer detaljert hva dette kravet går ut på.
Iverksettelsesdato; når ble dette kravet effektuert
Sist endret dato; siste lovtillegg
Link til krav
Kravstillere; oppslag fra interessenter
Gjeldende; kryss av hvis det er gyldig per nå, fjern merket når kravet ikke lenger er gyldig, ikke slett dette kravet
Kravgrupper
De fleste brukere ender opp med et stort antall enkelt detaljerte krav. For å gjøre samsvarsvurderinger så enkle som mulig, opprette forskjellige relevante kravgrupper og merk de relevante detaljerte kravene for hver gruppe. For hver kravgruppe må du registrere deg:
Tittel - navnet på gruppen.
Du kan også legge til data som:
Beskrivelse.
Ansvarlig - anbefales på det sterkeste for å sikre hvem som er ansvarlig for å oppdatere denne varen.
Organisasjon – viser hvor det er relevant.
Prosess - vil få den til å vises i ressursvisningen.
Posisjon/rolle - vil aktivere filteret på dette feltet i prosesskartet.
Registrere og redigerer detaljerte krav
Først legger du til alle krav i systemet i listen over detaljerte krav. Sørg for å legge til hvor kravene kommer fra i metadataene. På denne måten vil de bli gruppert i henhold til kilden når du ser de detaljerte kravene andre steder i systemet. Se denne videoen:
Registrere og redigere kravgrupper
Se over listen over krav som er samlet inn, og prøv å gruppere dem i kravgrupper basert på emne. Du vil senere utføre samsvarsvurderinger per kravgruppe, så å gruppere lignende krav sammen vil redusere repetisjonen i samsvarsforklaringene dine (når du forklarer hvilke prosesser, sjekklister og andre ting som er på plass for å sikre overholdelse av alle krav i den kravgruppen). Se følgende video for en forklaring på hvordan du gjør dette:
Samsvarsvurdering
Når du er i en kravgruppe, har en fane tittelen "Samsvarsvurdering". Her utfører du den vanlige samsvarsvurderingen for denne kravgruppen. Du kan utføre forskjellige vurderinger på forskjellige steder innenfor én kravgruppe. Hvis du ikke er i samsvar, kan du opprette en sak i Better for å være sikker på å komme i samsvar.
Samsvarslogg
Samsvarsloggen for alle vurderinger finner du i denne menyen.
Se videoer nedenfor om hvordan du registrerer deg og jobber med compliance.
Videoer og andre detaljer
Utføre samsvarsvurderinger
Etter at alle kravgruppene er laget, vurderer du bedriftens overholdelse av de detaljerte kravene i kravgruppen for hver del av organisasjonen (én vurdering per del av organisasjonen som har forskjellige ting på plass for å dekke overholdelse av regelverket). Husk å forklare hva som gjør at du er kompatibel eller hvilke pågående innsats som er på plass for å oppnå samsvar hvis samsvar ikke er oppfylt for øyeblikket. Se følgende video for en forklaring:
?