Før du går i gang med prosesskartlegging eller avviks- og forbedringsledelse bør du sette opp en oversikt over gjeldende organisasjon i organisasjonslisten. Se lenger ned for tips om hvordan du bygger din organisasjonsliste.
Hva er formålet med organisasjonslisten?
Du finner organisasjonslisten i venstremenyen under Administrasjon. Denne listen vil organisere virksomheten din i nivåer. Det kan være uendelige nivåer i organisasjonslisten, og det hjelper deg med å dokumentere organisasjonstilhørighet gjennom hele systemet. Du kan da merke de fleste elementene i resten av systemet (Manage, Better eller Prosjekt) til et spesifikt element i organisasjonslisten. Se instruksjoner nedenfor for hvordan du legger til elementer i organisasjonslisten.
I Manage
Organisasjons-listen dokumenterer først og fremst organisasjonstilhørighet. Når du legger til et nytt element i Manage i en hvilken som helst annen liste, kan du alltid merke dem med organisasjon. For eksempel: "hvor i organisasjonen hører denne risikoen hjemme?" eller "hvilken del av organisasjonen tilhører dette kravet?"
...
I Better
Organisasjons-listens primærfunksjon er å identifisere riktig saksbehandler og dokumentere organisasjons-tilhørighet. Når en person melder fra om en ny sak, er et av de obligatoriske feltene «organisasjon». Hvert element i organisasjons-listen har felt for Saksbehandler, Stedfortreder og Eskalering. Når sluttbruker fyller ut en saksrapport og velger et bestemt element i organisasjons-listen, leser systemet brukeren som er ansvarlig Saksbehandler. Den angir automatisk den utpekte brukeren som saksbehandler for den saken. Dette automatiserer den første sakstildelingen.
I Project
Organisasjons-listen i Project tjener de samme formålene som i Manage. Hvis dataene som er kopiert inn i et prosjektrom fra en prosjekttypemal er knyttet til en organisasjon, vil den tilknytningen forbli. Hvis den endres i prosjektrommet, vil denne endringen kun være synlig i prosjektrommet siden prosjektrom i realiteten er lukkede kvalitetsstyringssystemer.
Hvordan bygge organisasjons-listen
Vanligvis går du inn i de forskjellige avdelingene og underavdelingen. Du må gå inn på hvert nivå. Start fra toppen og jobb nedover i organisasjonen. Noen organisasjoner trenger flere eller andre dimensjoner. Den vanligste er av "Funksjon". Spesielt hvis du har flere lokasjoner, kan det hende at avdelingsfokuset ikke er tilstrekkelig. Derfor er det mulig å registrere funksjoner som administrasjon, markedsføring, salg, produktutvikling etc. Disse kan igjen ha underfunksjoner (eller til og med geografiske undernivåer). Vær forsiktig så du ikke blander dette med prosedyrene, ellers kan det være forvirrende når du bruker dem senere
Tilgangsrettigheter
Alle brukere kan lese fra denne listen, men bare bedre administratorer og prosessadministratorer kan opprette nye elementer og redigere eksisterende.