Organisasjonslisten

Før du går i gang med prosesskartlegging eller avviks- og forbedringsledelse bør du sette opp en oversikt over gjeldende organisasjon i organisasjonslisten. Se lenger ned for tips om hvordan du bygger din organisasjonsliste.

Hva er formålet med organisasjonslisten?

Du finner organisasjonslisten i venstremenyen under Administrasjon og systemverktøy. Denne listen vil organisere virksomheten din i nivåer. Det kan være uendelige nivåer i organisasjonslisten, og det hjelper deg med å dokumentere organisasjonstilhørighet gjennom hele systemet. Du kan da merke de fleste elementene i resten av systemet til et spesifikt element i organisasjonslisten. Se instruksjoner nedenfor for hvordan du legger til elementer i organisasjonslisten.

I QM365

Organisasjonslisten dokumenterer først og fremst organisasjonstilhørighet. Når du legger til et nytt element i QM365 i en hvilken som helst annen liste, kan du alltid merke dem med organisasjon. For eksempel: "hvor i organisasjonen hører denne risikoen hjemme?" eller "hvilken del av organisasjonen tilhører dette kravet?"

I tillegg kan du bruke organisasjonslisten til å definere alternative versjoner av prosesskart. Du kan få tilgang til de alternative kartene gjennom et organisasjonsfilter øverst på prosesskartet. Dette er nyttig når du har en stor organisasjon og ønsker at sluttbrukere skal velge divisjon før du åpner en prosesskarttegning. Det er flere andre måter å fremstille dette på i en prosesstegning, som å lage bokser eller bruke svømmebaner for å representere hver avdeling/divisjon. Se videoer nedenfor for hvordan bruke organisasjonslisten for mer informasjon. Til syvende og sist, velg metoden som vil være lettest for sluttbrukere å forstå og bruke.

Hver gang du merker et element til organisasjons-listen, kan du også bruke filteret til å utføre Ledelsens gjennomgåelse, som ligger i Systemkalenderlisten. Hvis du ikke merker et element til organisasjonslisten, vil det ikke være tilgjengelig for gjennomgang (Sjekk-delen av PDCA-sirkelen - Plan, Gjør, Sjekk, Handle).

Legge til/redigere i organisasjons-listen

Orglist register new SIMPLI20

Fjerne/arkivere i organisasjons-listen

Orglist remove and archive SIMPLI20

I Better

Organisasjonslistens primær funksjon er å identifisere riktig saksbehandler og dokumentere organisasjons-tilhørighet. Når en person melder fra om en ny sak, er et av de obligatoriske feltene «organisasjon». Hvert element i organisasjons-listen har felt for Saksbehandler, Stedfortreder og Eskalering. Når sluttbruker fyller ut en saksrapport og velger et bestemt element i organisasjons-listen, leser systemet brukeren som er ansvarlig Saksbehandler. Den angir automatisk den utpekte brukeren som saksbehandler for den saken. Dette automatiserer den første sakstildelingen.

I Project

Organisasjons-listen i Project tjener de samme formålene som i QM365 ellers. Hvis dataene som er kopiert inn i et prosjektrom fra en prosjekttypemal er knyttet til en organisasjon, vil den tilknytningen forbli. Hvis den endres i prosjektrommet, vil denne endringen kun være synlig i prosjektrommet siden prosjektrom i realiteten er lukkede kvalitetsstyringssystemer.

Hvordan bygge organisasjons-listen

Vanligvis går du inn i de forskjellige avdelingene og underavdelingen. Du må gå inn på hvert nivå. Start fra toppen og jobb nedover i organisasjonen. Noen organisasjoner trenger flere eller andre dimensjoner. Den vanligste er av "Funksjon". Spesielt hvis du har flere lokasjoner, kan det hende at avdelingsfokuset ikke er tilstrekkelig. Derfor er det mulig å registrere funksjoner som administrasjon, markedsføring, salg, produktutvikling etc. Disse kan igjen ha underfunksjoner (eller til og med geografiske undernivåer). Vær forsiktig så du ikke blander dette med prosedyrene, ellers kan det være forvirrende når du bruker dem senere

Tilgangsrettigheter

Alle brukere kan lese fra denne listen, men bare medlemmer i Better Administrators, Process Administrators eller dem som er ligger inne i et av personvelgerfeltene (Ansvarlig, Stedfortreder, Eskalering) kan redigere eksisterende elementer.