Kompetanse

Kompetanse i QM365

Kompetansefunksjonen består av flere lister og funksjoner. Bygget opp i riktig rekkefølge gjør disse deg i stand til å jobbe effektivt med kompetanseplanlegging, og sikre at organisasjonen har riktig kompetanse. Det vil også være enkelt å dokumentere nåværende status og fremtidige endringer som skal gjøres. Alle som har funksjoner og rapporter knappen i venstremenyen, har tilgang til kompetanser og roller.

Personellvurdering og Kompetansematrise har egen tilgangsstyring avhengig av setting. I tillegg har alle som er i brukergruppen “Kompetanse Administrator” tilgang. Dette for å sikre at kun de som trenger å se hver enkelt ansatts kompetanse har tilgang til denne informasjonen (Ledere og HR).

Alle listene er lesbare som standard. En systemadministrator må sette opp brukerrettigheter for denne konfigurasjonen hvis det blir bestemt hensiktsmessig (første to lister åpne, andre tre lister lukket).

Lister/funksjoner

Kompetanser Område Kategori Tittel (navn på kompetanse) Kompetanse type Grad (for utdannelser) Prosess Valgbar Kritisk Open	Roller Tittel Beskrivelse Rolletype (Rolle eller stilling) Bemannet av (så mange personer man vil) Stedfortreder Rapporterer til (overordnet rolle) Open
PV - Personellvurderinger Profil (tekst) Organisasjon (avdeling(er) man jobber i) Neste revisjon (av PV) Stillinger/Rolle (fra Rollelisten) Kompetanser (etter kategori)	Kompetanse matrise Verktøy for filtrere frem faktisk kompetanse i hele/deler av organisasjonen Sette opp kompetansebehov Viser kompetansegap Legge inn Tiltak for å lukke kompetansegap

I tillegg gir systemet en kompetanseplanlegger, kalt «Kompetansematrise», der brukergruppen «Kompetanse Administrator» kan velge avdeling og se hvilken kompetanse som finnes, registrere behovene og se hullene som må fylles. Dette planleggingsverktøyet bruker dataene i kompetanseregisteret og gir god oversikt og planleggingsfunksjonalitet.

Competence - Competence Management Overview

Definere og registrere nødvendig kompetanse

Kompetanser er registrert med tittel. For hver kompetanse må du registrere to nivåer av kategorier. Disse kategoriene kalles:

• Kompetanseområde (nivå 1)

• Kompetansekategori (nivå 2)

Før du registrerer kompetanser, sørg for å liste dem alle, dvs. i et Excel-ark, og se hvordan du best kan kategorisere dem ved å bruke disse to nivåene.

I tillegg må du for hver kompetanse velge én kompetansetype (Erfaring, Utdanning, Kurs, Sertifikat, Ferdighet). For hver av disse typene kan du senere registrere ekstra informasjon for hver person knyttet til kompetansetypen. I tillegg kan du registrere prosess.

Hvis kompetansen ikke lenger er i bruk, fjern taggen i feltet "Valgbar".

Competence - Register and edit a Competence area

Registrere og jobbe med stillinger og roller

Dataene som er registrert her, kan enten være stillinger eller roller, eller begge deler. Hvert element vil bli merket hvis det enten er en stilling eller en rolle. Hvis du har Enterprise-utgaven, kan du også angi forskjellige posisjonstyper.

Stillinger

Hvis du registrerer stillinger, kan du legge til en stillingsbeskrivelse for hver enkelt. Begynn alltid å registrere topp posisjonene først siden de nederste kan referere til hvilken posisjon de rapporterer til i feltet "Rapporterer til."

 Roller

De fleste ansatte har minst én rolle, kanskje flere, så du kan registrere én person på flere roller i tillegg til stillingen personen har.

Andre data

• For hver registrering (både stillinger og roller) kan du registrere personen(e) som har en rolle i feltet som heter "Bemannet av"

• Dersom en stilling/rolle har en stedfortreder, kan denne registreres i "Stedfortreder" - kun én tillatt

• Kortnavn rolle brukes for de organisasjonene som bruker korte navn - maks fem tegn

• Sett den ikke til valgbar hvis rollen/stillingen ikke lenger er i bruk

• Organisasjonen tagges for å identifisere hvor i organisasjonen denne stillingen/rollen brukes

• Kompetanse kan merkes for å identifisere kompetansen(e) som kreves for å inneha denne stillingen/rollen. Tagging av dette feltet vil være til stor hjelp når du skal utføre personellvurderinger senere da denne(e) kompetansen(e) automatisk kan legges til personen som innehar denne stillingen/rollen.

Videoer

Registrere/redigere stilling/rolle:
Competence - Register and edit a Position or Role

Dokument og rolle beskrivelse:
Competence - Document position and role descriptions

Definere kompetanser som trengs for en stilling/rolle:
Competence - Define competencies needed for a position or role

Legg til ansatte til stilling/rolle:
Competence - Assign employees to a position or role

Bruke rollefilter i prosesskart:
Competence - Using the role filter in the process map