Standard SharePoint

Generelt

Systemet vårt er bygget opp ved å bruke standard lister og bibliotek i SharePoint. Disse er så tilpasset ved hjelp av script samt skjema byggeren DFFS. Dette gir oss mulighet til å vis skjule felter, lage regler og endre utsende på skjemaene, utover det som er mulig i standard SharePoint.

MEN: Standard SharePoint ligger uansett under, og der vil diverse menyer være synlig for brukerne.
Disse menyene kan være “fristende” å bruke, men vi vil generelt anbefale at det vises forsiktighet med å teste ut knapper en ikke vet rekkevidden av å bruke.

Dersom knappene brukes, “forflytter” du deg inn i “SharePoint verdenen” og må forholde deg til den funksjonaliteten som Microsoft leverer. Vi har ikke tilgang til å tilpasse dette ved hjelp av våres script.

Uansett
Den generelle regelen har vært, og vil alltid være: Ikke gjør endringen i "våre" lister og bibliotek, uten å sjekke med oss først.

Dette være seg

• Lage nye felter

• Endre valg i valgkolonner

• Endre felttyper

• Slette felter

• Sette felter til påkrevd i listevisning.

Standard Sharepoint meny, do’s and don’ts

Over hver listevisning finner dere denne menyen. Hvilke knapper som er synlige, er avhengig av hvilken tilgang du har.

Open

Ny

Ny knappen vil ta deg til nytt skjema (NewForm) i listen, som i de fleste tilfeller vil være tilpasset ved hjelp av DFFS. Denne knappen er “trygg” og kan og skal brukes.

Redigere i rutenettvisning

Denne knappen er kun tilgjengelig i flate (ikke grupperte) visninger. Liste innholdet vil bli gjort om til en dataark vising (minner om Excel) og en kan fylle ut informasjon direkte i visningen.

MEN! I denne typen visningen kjøre ikke scriptene våre. Det vil si at dersom en endrer felter som skulle ha trigget endring utført av script, vil ikke dette skje!

Endring av Organisasjon vil for eksempel ikke trigge tilbud om å oppdatere Ansvarlige i sakslisten.
Endring i Ja/Nei sjekkboksen Lukk saken vil ikke påvirke Status eller setting av Lukket dato, osv.

Denne visningen bør derfor brukes i dialog med deres kundekontakt, og KUN til enkel operasjoner.

Del

Denne knappen gir deg mulighet til å dele tilgang til lister og elementer i lister, men husk da på!
Har du utvidede rettigheter til nevnte liste eller element, kan du risikere å gi den du deler med utvidede rettigheter. Da bryter du arven på elementet eller listen.

Som regel brukes denne knappen for å vise noen en liste, da er det bedre å sende dem url-en til listen.
Dette da de sannsynligvis har rettighet til å se listen allerede, og dersom de ikke har det, skal de heller legges inn i riktig gruppe i stedet for å få rettigheter direkte.

Se eksemplet under, her er jeg i ferd med å gi min kollega mulighet til å redigere i listen.
Er det det jeg ønsker?

Open

Eksporter

Denne knappen vil ta med de kolonnen du har i visningen din over i den programvaren du velger.

Hvordan dette vil se ut, er kun avhengig av koblingen som gjøres mellom SharePoint og programvaren.
Vi kan ikke påvirke denne layout-en ved hjelp av våre script.

Forms

Her kan du bygge ditt eget nytt skjema til en liste. Altså en annen “inngangsport” til listen.

MEN: Dette nye skjemaet vil ikke inneholde våre script og dermed den logikken vi har bygget inn i vårt nytt skjema ved hjelp av DFFS. Dette må derfor ikke brukes på de listene som ligger i vår standardløsning.

Automatiser

Her kan en bygge egne påminnelser, regler og godkjenninger.
Systemet inneholder allerede veldig mye logikk, så anbefaler ikke å bruke dette uten å ha diskutert dette med en av våre ansatte.

Integrer

Her kan en integrer mot PowerBI, flows osv

Systemet inneholder allerede veldig mye logikk, så anbefaler ikke å bruke dette uten å ha diskutert dette med en av våre ansatte.