Dokumentarbeidsområdet (DAO)
- Erich Must Wessel
Dokumentarbeidsområde (DW) finnes i menyen til QM365: Funksjoner og rapporter > Prosess/dokumentasjon > Dokumentarbeidsområde. DAO er hovedsakelig for å produsere Word og PDF-er og publisere dem til/som styrende dokumenter. Dokumentene publisert gjennom DAO kopieres til Styrende dokumentbibliotek (se bildet nedenfor).
Dokumenttyper
Når systemet er er installert, inkluderes et sett med dokumenttyper. Dette er bare et eksempel på hva de kan være, men er ikke ment å være ditt eget oppsett. Du må nøye vurdere hvilke dokumenttyper du trenger. Disse typene vil også organisere dokumentene og vise dem i ressurssammendraget for hver prosess. Typiske eksempler: prosedyre, rutine, mal osv. Disse dokumenttypene kan ikke oversettes, så du må kanskje ha forskjellige typer for forskjellige språk.
Vær oppmerksom på at dokumenter publisert med en av disse typene: "Sjekkliste/skjema" og "Mal" vil som standard vises i en egen del av ressursdisplayet for en prosess slik at sluttbrukere bruker dem. Det vil si, åpne dem, fyll inn og lagre dem igjen med et annet navn / annet sted (vanligvis Andre dokumenter-bibliotek). For eksempel sjekklister/maler som møtereferater, sjekklister, måleavlesninger mm.
Når du har bestemt deg, vennligst opprett en sak i støttesystemet, så justerer vi innstillingene slik at dokumenttypene du trenger blir tilgjengelig for deg.
DAO Maler
Ved oppstart tilpasser vi en mal for å lage nye dokumenter i DAO. Vi definerer overskriften, fonten og legger til firmalogoen. Lag et dokument basert på standardmalen og se hvordan malen ser ut. Du kan redigere dette selv og lage flere maler for DW - se her: Tilpasse maler for DAO
Settinger og brytere
Les mer om de ulike settingene som man kan benytte i DAO her: https://simplisoftware.atlassian.net/wiki/spaces/QM365/pages/2503213084/Settinger+og+brytere#Dokumentarbeidsomr%C3%A5det-(DAO)
Produksjonsflyt i DAO
Et dokument produsert i DAO følger en flyt, vist i illustrasjonen ovenfor. Se videoer nedenfor om hvordan hvert trinn utføres:
Dokumentet er opprettet/revidert av forfatteren.
Når forfatteren er ferdig kan dokumentet sendes på høringsrunde (se video).
Dokumentet sendes for å godkjennes av godkjenner.
Godkjenneren kan enten avslå eller, hvis Verifikasjon er aktivert, sende den til Verifikasjon. Hvis ikke, publiser dokumentet.
Et dokument kan publiseres i originalformat eller PDF. Publiseres det som Word (enkelst) kan det vises i kun lese-format i PM som på mange måter tilsvarer PDF og gjør det unødvendig.
Før publisering sørger utgiveren for at all tagging er korrekt som organisering, prosesser og roller.
Når et dokument publiseres, kan godkjenneren:
Send ingen varsler.
Send varsler til relaterte roller.
Send varsler og kreve lesebekreftelse til relaterte roller.
Når det er ønskelig, kan forfatteren tilbakestille dokumentet til "utkast" og starte et nytt.
Sluttbrukere vil kun se den siste publiserte versjonen.
Et nytt dokument kan opprettes fra en DAO-mal
Ved installasjon av QM365 bør det være laget en DAO-mal som skal ligge til grunn for alle nye dokumenter. Denne malen har en overskrift med (oftest) organisasjonens logo og felt som viser informasjon fra databasen. Eksempler er dokumentets tittel, dokumenttype, forfatter, godkjent av, godkjent dato, versjon av dokumentet. Denne malen kobler headeren til QM365-databasen og oppdaterte headeren for hver ny versjon med de nevnte dataene som gir verdifull informasjon om dokumentet til sluttbrukeren. Se video nedenfor om hvordan du legger til et nytt dokument fra en DAO-mal.
Et nytt dokument kan importeres som et eksisterende dokument
Dokumenter som allerede eksisterer som ikke trenger noen overskrift koblet til databasen, kan importeres direkte med funksjonen "Last opp et dokument". Se video under om hvordan du legger til et nytt eksisterende dokument.
Menysystemet forklart
Menysystemet legger et dokument i sin relevante fane basert på statusen.
Brukere ser kun de dokumentene de eier eller de dokumentene de er medforfatter i.
"Alle"-fanen viser alle dokumenter en eier har uansett status.
Dokumentadministratorer vil se alle dokumenter i Alle-fanen uansett eier.
Ulike operasjonsalternativer skjuler seg bak de tre prikkene:
De vanligste operasjonene er umiddelbart tilgjengelige.
Mindre vanlige operasjoner er tilgjengelige i "Dokumentadministrasjon"-valget.
Maksimalt antall dokumenter som vises i en visning er satt nederst til venstre "Vis X linjer". Velg mellom 25, 50, 75 og 100.
Hvis flere dokumenter er synlige i én visning, bla til neste eller forrige sett med menyen nederst til høyre: Først, Forrige, Neste og Siste.
Søk i dokumentarbeidsområdet
Du kan bruke søkefeltet øverst i Dokumentarbeidsområdet til å søke gjennom teksten som er synlig i den valgte fanen.
Dette er et eget søkefelt/filter for hver fane, og systemet vil huske din siste filtertekst når du klikker frem og tilbake.
NB! Uansett hvor mange dokumenter visningen er satt til (25,50,75,100) så søker filteret i hele databasen for den fanen uansett hvor mange dokumenter som ligger der (ingen begrensning). Det betyr at om søket gjelder “Alle” fanen og det er 4000 dokumenter der, så søker den i alle, selv om det kun vises 25 i den aktuelle visningen.
Fjern teksten for å tilbakestille filteret.