Dokumentasjonsalternativer

Hva skal dokumenteres i et styringssystem?

• Først og fremst: Utførende rutiner/prosesser/oppgaver (kjært barn har mange navn) på alle nivåer

  • Det skal gå klart frem av dokumentasjonen hvordan dette skal utføres

• Styringsprosesser: Beskriver hvordan dere jobber med de ulike fokusområdene/standardene - som for eksempel Risiko, Lover og krav, dokumentasjon, kompetanse, intern- og ekstern kommunikasjon, beredskap, målinger, hendelser og avvik, internrevsjoner og ledelsens gjennomgåelse. Vår Guide har maler for alle disse prosessene. Les mer om og bestill Guide her.

Dokumentasjon i ISO-termer betyr at informasjon lagres et sted, og det kreves at informasjon skal kontrolleres og vedlikeholdes. Det er ingen krav til format eller type. Derfor, i QM365, er det flere måter å lagre informasjon tilpasset behov og bruk på.

Databaseelementer

De fleste data er lagret i databaseelementer: Risikoer, mål, krav, saker, handlinger, revisjoner etc. Lagring av informasjon på denne måten gjør vedlikehold enkelt og rapporter av mange slag lett tilgjengelige. Det er også mulig å lage listevisninger for å presentere informasjonen på nyttige måter. Se denne lenken for lære mer om listevisninger: Listevisninger

Vanligvis definerer vi dokumentasjon som det som beskriver de ulike prosessene og dokumentasjonen knyttet til organisasjonens drift. Denne tabellen forklarer de ulike former for dokumentasjon og deres fordeler/ulemper for at dere letter kan bestemme hva slags dokumentasjon skal legges hvor:

(PK=Prosesskart, PD=Prosessbeskrivelser, AK=Aktiviteter, SD= Styrende dokumenter, DAO=Dokumentarbeidsområdet, AD=Andre Dokumenter, Kontrakts bibliotek, TB=Tilleggsbibliotek)

PK - Prosesskart

Tegneprosesser i prosessmodulen (PM) skaper en visuell representasjon av prosessene knyttet til hver del av organisasjonen. Hver tegning eller boks kan ha et ressursbilde, som oppsummerer all dokumentasjon for den aktuelle prosessen. Denne visuelle kommunikasjonen av detaljer gjør prosessene enkle å forstå, navigere gjennom, og du finner relevant informasjon innen noen få klikk. Du kan fylle ut ressursbildet for hver prosess med informasjon ved å merke hvert nye element i databasenes forskjellige lister til ett eller flere av prosesslisteelementene. Fordi de er styrende dokumentasjon, kontrolleres prosesskart/-tegninger gjennom rettighetsstyringen. Bare tegnings-eiere, medforfattere og prosessadministratorer kan redigere tegninger. Tegninger styres også ved å ha en funksjon i Edit-modus for Utkast-Godkjenning-Publisering av nye versjoner av tegninger. Tegninger må settes i "kladd modus" for å gjøre redigeringer og sendes til godkjenning og publisering før sluttbrukere kan se de nye endringene som er gjort i en tegning. Les mer om Tegninger her: Hvordan tegne i Prosessmodulen

PD - Prosessbeskrivelser

PD-er er informasjonsholdere for prosesser. De kan inneholde tekst, bilder, tabeller og videoer, og er synlige umiddelbart øverst i Ressursbildet. Bilder kan klippes og limes inn. Plassholderen PD gir rask tilgang til en beskrivelse av prosessen, enten dens tekst, video, bilder osv. og oppdateres raskt i systemet (tenk: hva, hvorfor, hvem, når, hvor ofte og hvor). Fordi PD-er er styrende dokumentasjon, har de også formelle funksjoner i redigeringsmodus, for eksempel godkjenning, redigering av kommentarer, publisering og publiseringsvarsler. Under implementeringen av QM365-systemet vil man måtte gå gjennom tidligere tilgjengelig prosessdokumentasjon og vurdere å overføre den til systemet. PD-er kan erstatte de fleste tradisjonelle dokumenter i styringssystemet. PD’er kan også ha maler. Du bør kommunisere intern informasjon gjennom PD. Hver PD har en individuell lenke som du kan sende til en annen person som også har tilgang til systemet. Hvis du må formidle informasjonen eksternt, kan du vurdere å legge den i en tradisjonell dokumentmappe. Les mer om PD’er her: Prosessbeskrivelser

AK - Aktiviteter

Aktiviteter har samme funksjonalitet som PD-er, men hver kan være tagget på flere. De brukes ofte til detaljerte forklaringer av prosesser, som ellers ville ha komplisert en PD. De kan indekseres. En enkel avkryssingsboks indikerer godkjenning i stedet for en formell godkjennings-/publiseringsrunde før de blir synliggjort for sluttbruker. Les mer om Aktiviteter her: Aktiviteter

DAO - Dokumentarbeidsområdet

Dette er klassiske dokumenter som Word, Excel, PowerPoint, PDF-er etc. Det er laget en egen funksjon, Dokumentarbeidsområdet (DAO), for å lage, redigere, godkjenne og publisere styrende dokumenter til et bibliotek som heter Styrende dokumenter. Du kan tagge ett dokument til flere prosesser. QM365-oppsettet ditt må også definere de nødvendige kategoriene av dokumenter, som jobbbeskrivelse, mal osv. Les mer om DAO her: Dokumentarbeidsområdet (DAO)

AD - Andre dokumenter

Dette er resultatdokumenter av ulike typer, for eksempel møtereferater, brukermanualer, nyhetsbrev, opplæringsbevis, utfylte maler av ulike slag. Du kan bruke dette dokumentbiblioteket til å lagre ethvert dokument. Lag en ticket i supportsystemet vårt, så hjelper QM365-teamet med å redigere dokumentkategoriene.​ Les mer om Andre dokumenter her: Andre dokumenter

Lenker

Du bør legge til alle lenker som er relevante for en prosess separat i lenkelisten (og deretter merkes til en eller flere prosesser). Lenker vil hjelpe med å kommunisere den elektroniske plasseringen til et eget system eller informasjonskilde som er relevant for prosessen. Det er viktig å legge til URL-koblinger i den separate lenkelisten i stedet for å inkludere dem i prosessbeskrivelsen eller aktivitetene. Hvis en lenke endres, trenger den bare å oppdateres på ett sted (lenkelisten), og systemet vil automatisk vise den oppdaterte lenken i hver prosess den er merket. Som en forholdsregel bør du ikke inkludere lenker i et dokument, PD eller aktivitet. Det krever mye arbeid å vedlikeholde og oppdatere lenker da de har en tendens til å endre seg over tid. Bruk lenkefunksjonen. Les mer om lenker her: Lenker

Input/output

Input/output-listen eller “Prosess relasjoner” som det også kalles, tillater dokumentasjon informasjonsinngang og output fra en prosess (f.eks. materialer og ressurser). Start med å velge å definere inpuy eller output til prosessene som trenger litt ekstra kjærlighet, der ting alltid ser ut til å gå galt, for å hjelpe til med å utkrystallisere for organisasjonen hva som må gjøres eller opprettes for hver prosess. Lær mer om innganger/utganger i et senere kapittel i denne delen. Les mer om Input/Output her: Input / output