Lesebekreftelser

Varsling / lesebekreftelse ved publisering

Ved publisering av dokumenter, prosesskart eller prosessbeskrivelser har man muligheten til å sende varsling eller lesebekreftelse til ønskede mottakere. Man kan velge:

• Enkeltbrukere

• Brukergrupper

• Roller

• E-post-adresser (kun varsling, ikke lesebekreftelse fordi de ikke har brukere i systemet)

Eposten som sendes ut inkluderer

• Emnetekst

• Lenken til elementet som er publisert

• En mail-tekst slik du ønsker å formulere den

Open

Nederst velger brukeren om det skal sendes ut kun “varsel” eller “lesebekreftelse”

Varsel

Dersom det er et varsel sendes kun ut en epost som mottakerne leser til orientering

Lesebekreftelse

Dersom det er en lesebekreftelse får mottakeren en epost med lenke til lesebekreftelsen. I tillegg vil lesebekreftelsen ligge i venstre menyen “Mine oppgaver”

Når lesebekreftelsen åpnes står det en standardtekst om at den er signert av innlogget bruker med dato. Brukeren kan legge til ekstra tekst også og avslutter ved å klikke på knappen:

Open

Lesebekreftelsesgenerator

Lesebekreftelsesgenerator er tilgjengelig for dokument- og prosesseiere samt administratorer. Denne gir oversikt over alle styrende dokumenter og prosessbeskrivelser, samt alle lesebekreftelser som er sendt ut.

Lesebekreftelsesgeneratoren er uavhengig av eierskap og du kan se revisjons- og godkjenningsstatus. Eierskap og alle relevante kolonner kan filtreres for å komme til rett element du ønsker å sende en lesebekreftelse for. Når du sender lesebekreftelser kan du velge to alternativer vedrørende mottakerne; Manuelt føre inn mottaker (rolle, navn, epost), eller trekke ut mottakere fra rollene som hvert element er tagget med. Hver rolle har et felt for “bemannet av” som inneholder brukere.

Lesebekreftelser finnes under venstremenyen i Manage, under funksjoner og rapporter, prosess/dokumentasjon og lesebekreftelsesgenerator.

Velg styrende dokumenter og/eller prosessbeskrivelser og send ut til alle ønskede brukere av systemet: