Stillinger/rollelisten er en liste over alle roller og stillinger som er relevante for styringssystemet. Man kan legge til mer data som f.eks. stillingsbeskrivelse, hvilke kompetanser som kreves for denne stillingen/rollen, hvilken stilling/rolle som er overordnet osv. Listen inneholder, som navnet tilsier både faktiske stillinger, men også roller som man opparbeider seg over tid i en virksomhet. Det er ingen forskjell i funksjonalitet på stillinger vs. roller i listen, det er bare en kategorisering av samme funksjonalitet og omtales derfor for enkelthets skyld herfra som “Roller”. Du finner stillinger/rollelisten i venstremenyen under Administrasjon og systemverktøy.
Hva brukes rollelisten til?
Når du tagger en prosess eller et element i systemets lister, kan du også tagge det til en rolle. Hvis du vil at roller skal være en del av styringssystemet ditt, bør du derfor lage stillings/rollelisten før du tegner prosessene. Rollefilteret i prosesskartet vil vise brukere relevant innhold. Når du velger en rolle, filtreres da ressursene som vises i Ressursbildet under prosesskartet. Dersom dere ønsker å bruke rollene til denne funksjonen er det viktig å definere disse tidlig i implementeringen for å unngå dobbeltarbeid. Hvis ikke kan det vente til et passende tidspunkt.
Roller kan også brukes når man skal sende ut varsler og lesebekreftelser. Man kan da velge en eller flere roller og systemet vil sende ut meldingen til alle personene som finnes på den/de aktuelle rollene.
Rollelisten er også veldig nyttig om dere skal benytte systemets kompetansefunksjon. For hver rolle kan man spesifisere hvilken kompetanse denne måtte trenge. Og i hver rolle kan man tagge en eller flere personer. Dermed kan hver enkelt ansattes personkort automatisk hente inn alle kompetansene som er tagget på dennes roller. Det effektiviserer kompetansearbeidet vesentlig.
Det er en egen liste som heter Ansvar med kallenavnet HUKI (Hovedansvarlig, Utførende, Konsultert, Informert), hvor du kan definere ansvarlige brukere som roller per prosess. Ansvar viser i Ressurssammendraget for relevante prosesser og aktiviteter og er svært nyttig for bransjer som f.eks. bygg og anlegg. Les mer om denne funksjonen her: Ansvar i prosesskart (egen modul)
Her kan du en video som forklarer hvordan man jobber med rollelisten: