...
Det første man starter med når man skal begynne å jobbe med Project prosjekter er å definere de ulike prosjekttyper man skal jobbe med.
...
Du finner innholdet i hver prosjekttypemal ved å klikke på en prosjekttype (ikke redigeringsmodus, bare visning). Hver ressurs ressurstype vil vises i hver egen fane som dette:
...
Forhåndsdefinert lagringssted for maldokumenter
Når du oppretter et prosjektrom, er det mulig å forhånds definere banen til hvor utfylte maldokumenter (annet enn det lokale prosjektarkivet) skal lagres, for eksempel en Teams-kanal, en annen SharePoint-liste eller en mappe på en server. Angi URL-en i oppsettet som vist nedenfor før du oppretter et prosjektrom:
...
Prosjektmenyen
For administratorer vises hele prosjektmenyen under Funksjoner og Rapporter. For prosjektansvarlige og medlemmer vises enkelte av valgene (Se egen hjelp-seksjon for Menyen).
De ulike ressursene som gjennomgås under liggere enten;
I sine egne menyer (Risiko, mål, krav) for det som hører til Styringssystemet, eller
Aksesseres fra prosjektmenyen, for de ressursene som hører til Prosjektstyringen:
...
Mapper
Mappemalen er definert i Prosjekttype-elementetProsjekttypeelementet, enten når du oppretter eller redigerer elementet. Bruk søyletegn "|" for å skille mapper og undermapper i flere nivåer. Her er et eksempel:
...
Startside for prosesskart
Prosesskartstartsiden Prosesskart startsiden for enhver prosjekttype velges i rullegardinmenyen mens du redigerer en prosjekttype i Manage. Dette vil være prosesskartet på toppnivå som brukerne kan få tilgang til mens de jobber i Prosjektrommet, forutsatt at det ikke er knyttet bokser/lenker til eventuelle tegninger/ prosesskart på et høyere nivå.
...
Ved å sikre at valgt startside kun lenker nedover og ikke opp til “generell startside el.l.” så har man kontroll på at man innenfor prosjektet kun forholder seg til/har tilgang til de relevante prosessene for prosjektet.
Risikomaler
Risikoer kan merkes på prosjekttyper når du redigerer en risiko. Se kapittel om risiko for detaljer om hvordan du oppretter og redigerer risikoer. Det er to tilnærminger:
...
Å legge til mål i prosjekttypemaler kan gjøres på to måter.
Når objektet målet allerede eksisterer
Når objektet målet allerede eksisterer, rediger det relevante objektet målet og merk de(n) nødvendige prosjekttypen(e) og lagre.
Objektet Målet eksisterer ikke - trenger nytt objektmål:
Hvis objektet målet ikke eksisterer, oppretter du et nytt fra objektlisten mållisten og merker Prosjekttype(r), eller oppretter et nytt objekt mål fra ProsjekttypevisningenProsjekttype-visningen:
Klikk Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare selesevisning)
Velg fanen ObjektMål
Legg til nytt element - opprett nytt objektmål. Dette nye objektet målet er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.
...
Kravmaler
Kravmalene for prosjekter administreres i den detaljerte Detaljerte krav-listen. Krav til prosjekttypemaler kan opprettes på to måter.
...
Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare se)
Velg fanen Krav
Legg til nytt element - opprett nytt krav. Dette nye elementet er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.
...
...
Dokumentmaler
Dokumenter og maler Dokumentmaler er alle typer dokumenter som er tagget i DD-funksjonen tagges på prosjekttype i Dokumentarbeidsområdet og så publiseres. Etter publisering vil de være tilgjengelige som en del av prosjekttypemalen når du kopierer data fra Manage til et prosjektrom.
...
Dokumenter merket og publisert
Nå må det (for hver prosjekt) velges om dokumentmalene skal;
Brukes direkte fra Styrende dokumenter (Central templates) eller
Kopieres ned ( Local templates).
Behovet for å bruke sistnevnte er dersom det er en “Pakke med utfyllingsmaler” som skal tilpasses lokalt.
Hvis malene kun skal åpnes for så å fylles ut og lagres så er det ikke nødvendig å bruke “Local templates”.
Funksjonaliteten på de 2 alternativene er lik. Eneste forskjellen er al “Local templates” lager en egen kopi av malene for prosjektet.
Dokumenter tagget på en prosjekttype vil vises i fanen Prosjekttype merket "Dokumenter og maler":
...
Prosjektoppgavemaler
Prosjektoppgaver er samme type data som brukes til sjekklister i f.eks. Outlook og finnes i venstremeny under "Prosjekt".
...
gjøreoppgavene i prosjektet. Prosjektoppgavemaler tagges på prosjektype(r) som grunnlag for å kopiere/opprette Prosjekt framdriftsplan/GANNT for prosjektet.
Når du oppretter nye og/eller redigerer oppgaver, legg til relevante prosjekttype(r). Vær oppmerksom på at det er irrelevant å legge til data som Til hver oppgave legger du til Start- og Forfallsdato siden relativ til prosjektets start. Siden denne typen data er relevante spesifikt for hvert enkelt prosjektrom. Data som må fylles ut er Oppgavenavn. Valgfrie data som kan være nyttige (men ikke nødvendige) er Beskrivelse, Prioritet, Forgjengere.
Project sjekkpunkter maler
Sjekkpunktmaler legges til/redigeres i venstremenyen i Manage under Prosjekt. Hvert sjekkpunkt må tilhøre et sjekkpunktnavn - det er en kategori av sjekkpunkter. Legg til en tittel og minst én prosjekttype. prosjekt så faseforskyves oppgavene ved opprettelse i forhold til prosjektets startdato.
Sjekkpunktmaler
Sjekkpunktmaler opprettes som sjekkpunkter innunder en sjekkliste. Sjekkpunkter brukes for overordnede QA-aktiviteter og beslutningspunkter som både kan synliggjøres og “bekreftes/hukes av” i prosesskartet. Valgfrie ekstra data er:
Beskrivelse - ytterligere detaljert forklaring av sjekkpunktet
Indeks - vil sikre riktig rekkefølge i lister over sjekkpunkter. Merk at sorteringen er alfabetisk, ikke numerisk. 1 kommer etter 02.
Prosess - vil få sjekkpunktet til å dukke opp i riktig prosess i Prosesskartet. Dette vil gjøre brukeren av sjekkpunkter mye enklere for sluttbrukerne.
Rolle - hvis det er behov for filtrering på rolle i prosessressurskartet
...
Sjekklistemaler for dokument/leveringsplan leveranseplan legges til/redigeres i venstremenyen i Manage under Funksjoner & rapporter/Prosjekt. Hvert element må tilhøre et sjekklistenavn - det vil si en kategori med sjekklisteelementer. Legg til en tittel og minst én prosjekttype. Valgfrie ekstra data er:
...
Opprett et element i prosjektlisten
Opprett et prosjektrom i et prosjekt
...
Prosjektrom (Under”mapper” i hver ressurstype) opprettes automatisk ila. noen minutter
Hvis det er krysset for å Begrense tilgang så vil adgangen til mappene avgrenses til; Prosjekt eier, Prosjektleder, prosjekt medlemmer, administratorer (Project og System administrators gruppene)
For å opprette et prosjekt, gå til listen kalt Mine eller Alle Prosjekter under Funksjoner&Rapporter/Prosjekt i Manage. Standardvisningen viser alle prosjekter den påloggede brukeren enten er ansvarlig for, eller er medlem av.
Lag et prosjektrom
Det er her du lager et faktisk prosjektrom med alle dets funksjoner og ressurser. Rediger prosjektet og gå til fanen "Prosjektrom" og klikk på knappen "Opprett nytt prosjektrom".
Etter å ha opprettet et prosjektrom, kan du kopiere prosjekttypemalen med alle ressursene til det nye prosjektet ditt.
Når du oppretter et prosjektrom, bestemmer du hvilke typer tilgang ulike brukere skal ha. Når du oppretter et nytt prosjektrom, må du bestemme deg for to rettighetsinnstillinger:
Inherit top link bar
Inherit permissions from Manage
Inherit top link bar
Hvis du inviterer eksterne brukere, sett dette til "Nei", men dette alternativet bør være "Ja" hvis det er et internt prosjekt. Det betyr at topplinjemenyen vil gi lenker til toppmenyene og gjør det lettere for kolleger å få tilgang til de andre modulene
Inherit permissions from Manage
Når "Inherit permissions from Manage" er satt til "Ja", vil alle brukere som har tilgangsrettigheter til Manage ha samme tilgang til dette prosjektrommet. For interne prosjektrom er dette vanligvis det mest praktiske alternativet. Velger man “Nei” vil man få et prosjektrom som har helt egen rettighetsstyring.Klikk NY for å opprette prosjekt. Fyll ut skjema:
...
Velg typer av ressurser i prosjektrommet (for interne og eksterne brukere)
...
For å avgrense hvilke brukere som er eksterne så må disse inviteres inn i en gitt Rettighetsgruppe; SIMPLI Project External.
Navnet på denne gruppen må matche med innstillingen: “Project External users to have limited access to project resources” som finnes i Innstillingspanelet. Endre innstillingen dersom en annen rettighetsgruppe skal benyttes til formålet.
Begrense tilgang
Når "Limit access" i Prosjekt-kortet er satt til "Ja" ref. bildet ovenfor, så vil under”mappene” få brutt rettighet
Nyttige videoer for forklarer detaljert dette:
Opprette nytt prosjekt:
https://youtu.be/aA_COC5buGULage nytt prosjektrom: https://youtu.be/ae5IxHE88w0
Kopiere prosjekt type mal inn i et prosjektrom
https://youtu.be/HTnGS8O9mTg
Tips til prosjektleder for implementering av systemet
Som prosjektleder er det visse funksjoner du spesielt trenger å vite hvordan du skal betjene:
...
Oppretter og rediger prosjekter inkl. ev. underprosjekter i "Prosjekter"-menyenOppretter flere prosjektrom for et prosjekt og sett opp de riktige rettighetsinnstillingene for hvert enkelt
Få oversikt over prosjektstatus og prosjekt roll-up funksjonene
Sørg for at prosjektmedlemmer lærer å bruke verktøyene som er satt opp i prosjektrommene deres
...