V2 Opprette og administrere prosjekter

Ulike prosjekttyper

Det første man starter med når man skal begynne å jobbe med prosjekter er å definere de ulike prosjekttyper man skal jobbe med.

Du kan ha flere forskjellige prosjekttyper, men her er behovet å definere forskjellige prosjekttyper etter ressursene som trengs.

Prosjekter med lignende ressursbehov kan defineres som én prosjekttype. Ta deg tid til å utarbeide noen funksjonelle prosjekttyper og registrer dem i listen over prosjekttyper.

Det neste trinnet er å bygge data som trengs for prosjekter i Manage. Når noen av disse er relevante for en prosjekttype, må de merkes på denne prosjekttypen. Summen av alle ressursene merket på en bestemt prosjekttype kaller vi en "Prosjekttypemal". Senere kan ressursene kopieres inn i et nytt prosjekt av denne typen.

Administrere Prosjekttyper: Project Type New and Edit

Du finner innholdet i hver prosjekttypemal ved å klikke på en prosjekttype (ikke redigeringsmodus, bare visning). Hver ressurstype vil vises i egen fane som dette:

Prosjektmenyen

For administratorer vises hele prosjektmenyen under Funksjoner og Rapporter. For prosjektansvarlige og medlemmer vises enkelte av valgene (Se egen hjelp-seksjon for Menyen).

De ulike ressursene som gjennomgås under liggere enten;

I sine egne menyer (Risiko, mål, krav) for det som hører til Styringssystemet, eller
Aksesseres fra prosjektmenyen, for de ressursene som hører til Prosjektstyringen:

Mapper

Mappemalen er definert i Prosjekttypeelementet, enten når du oppretter eller redigerer elementet. Bruk søyletegn "|" for å skille mapper og undermapper i flere nivåer. Her er et eksempel:

Startside for prosesskart

Prosesskart startsiden for enhver prosjekttype velges i rullegardinmenyen mens du redigerer en prosjekttype. Dette vil være prosesskartet på toppnivå som brukerne kan få tilgang til mens de jobber i Prosjektrommet, forutsatt at det ikke er knyttet bokser/lenker til eventuelle prosesskart på et høyere nivå.

Ved å sikre at valgt startside kun lenker nedover og ikke opp til “generell startside el.l.” så har man kontroll på at man innenfor prosjektet kun forholder seg til/har tilgang til de relevante prosessene for prosjektet.

Risikomaler

Risikoer kan merkes på prosjekttyper når du redigerer en risiko. Se kapittel om risiko for detaljer om hvordan du oppretter og redigerer risikoer. Det er to tilnærminger:

Risiko allerede definert

Hvis du har risikoer som allerede er definert og bare må merkes på en eller annen prosjekttype: finn risikoen, rediger den og tag den relevante prosjekttypen og lagre

2. Risiko eksisterer ikke

Det andre alternativet er å opprette en ny risiko innenfor en prosjekttype:

Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare se)
Velg fanen Risiko
Legg til ny – opprett ny risiko. Denne nye risikoen er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.

Målmaler

Å legge til mål i prosjekttypemaler kan gjøres på to måter.

Når målet allerede eksisterer

Når målet allerede eksisterer, rediger det relevante målet og merk de(n) nødvendige prosjekttypen(e) og lagre.

Målet eksisterer ikke - trenger nytt mål:

Hvis målet ikke eksisterer, oppretter du et nytt fra mållisten og merker Prosjekttype(r), eller oppretter et nytt mål fra Prosjekttype-visningen:

Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare lesevisning)
Velg fanen Mål
Legg til nytt element - opprett nytt mål. Dette nye målet er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.

Kravmaler

Kravmalene for prosjekter administreres i Detaljerte krav-listen. Krav til prosjekttypemaler kan opprettes på to måter.

Hvis kravet allerede eksisterer

Når et krav allerede eksisterer, rediger det relevante kravet og merk de(n) nødvendige prosjekttypen(e) og lagre.

Nytt krav er nødvendig

Hvis kravet ikke eksisterer, oppretter du et nytt fra listen med detaljerte krav og merker Prosjekttype(r), eller oppretter et nytt krav fra Prosjekttype-visningen:

Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare se)
Velg fanen Krav
Legg til nytt element - opprett nytt krav. Dette nye elementet er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.

Dokumentmaler

Dokumentmaler er alle typer dokumenter som tagges på prosjekttype i Dokumentarbeidsområdet og så publiseres. Etter publisering vil de være tilgjengelige som en del av prosjekttypemalen

Nå må det (for hver prosjekt) velges om dokumentmalene skal;

Brukes direkte fra Styrende dokumenter (Central templates) eller
Kopieres ned ( Local templates).

Behovet for å bruke sistnevnte er dersom det er en “Pakke med utfyllingsmaler” som skal tilpasses lokalt.
Hvis malene kun skal åpnes for så å fylles ut og lagres så er det ikke nødvendig å bruke “Local templates”.
Funksjonaliteten på de 2 alternativene er lik. Eneste forskjellen er al “Local templates” lager en egen kopi av malene for prosjektet.

Dokumenter tagget på en prosjekttype vil vises i fanen Prosjekttype merket "Dokumenter og maler":

Prosjektoppgavemaler

Prosjektoppgaver er gjøreoppgavene i prosjektet. Prosjektoppgavemaler tagges på prosjektype(r) som grunnlag for å kopiere/opprette Prosjekt framdriftsplan/GANNT for prosjektet.

Når du oppretter nye og/eller redigerer oppgaver, legg til relevante prosjekttype(r). Til hver oppgave legger du til Start- og Forfallsdato relativ til prosjektets start. Siden denne typen data er spesifikt for hvert enkelt prosjekt så faseforskyves oppgavene ved opprettelse i forhold til prosjektets startdato.

Sjekkpunktmaler

Sjekkpunktmaler opprettes som sjekkpunkter innunder en sjekkliste. Sjekkpunkter brukes for overordnede QA-aktiviteter og beslutningspunkter som både kan synliggjøres og “bekreftes/hukes av” i prosesskartet. Valgfrie ekstra data er:

Beskrivelse - ytterligere detaljert forklaring av sjekkpunktet
Indeks - vil sikre riktig rekkefølge i lister over sjekkpunkter. Merk at sorteringen er alfabetisk, ikke numerisk. 1 kommer etter 02.
Prosess - vil få sjekkpunktet til å dukke opp i riktig prosess i Prosesskartet. Dette vil gjøre brukeren av sjekkpunkter mye enklere for sluttbrukerne.
Rolle - hvis det er behov for filtrering på rolle i prosessressurskartet

Prosjektdokument/leveranseplan sjekkliste maler

Sjekklistemaler for dokument/leveranseplan legges til/redigeres i venstremenyen under Funksjoner & rapporter/Prosjekt. Hvert element må tilhøre et sjekklistenavn - det vil si en kategori med sjekklisteelementer. Legg til en tittel og minst én prosjekttype. Valgfrie ekstra data er:

Instruksjoner - ytterligere detaljert forklaring av sjekklisten
Sortering - vil sikre riktig rekkefølge i lister over sjekkpunkter. Merk at sorteringen er alfabetisk, ikke numerisk. Så 1 kommer etter 02.

Opprette et nytt prosjekt

For å opprette et nytt prosjekt er det to trinn involvert:

Opprett et element i prosjektlisten
Prosjektrom (Under”mapper” i hver ressurstype) opprettes automatisk ila. noen minutter
1. Hvis det er krysset for å Begrense tilgang så vil adgangen til mappene avgrenses til; Prosjekt eier, Prosjektleder, prosjekt medlemmer, administratorer (Project og System administrators gruppene)

For å opprette et prosjekt, gå til Mine eller Alle Prosjekter under Funksjoner&Rapporter/Prosjekt i Manage. Standardvisningen viser alle prosjekter den påloggede brukeren enten er ansvarlig for, eller er medlem av.

Klikk NY for å opprette prosjekt. Fyll ut skjema:

Velg typer av ressurser i prosjektrommet (for interne og eksterne brukere)

For å avgrense hvilke brukere som er eksterne så må disse inviteres inn i en gitt Rettighetsgruppe; SIMPLI Project External.

Navnet på denne gruppen må matche med innstillingen: “Project External users to have limited access to project resources” som finnes i Innstillingspanelet. Endre innstillingen dersom en annen rettighetsgruppe skal benyttes til formålet.

Begrense tilgang

Når "Limit access" i Prosjekt-kortet er satt til "Ja" ref. bildet ovenfor, så vil under”mappene” få brutt rettighet

Nyttige videoer for forklarer detaljert dette:

Opprette nytt prosjekt:
Projects Create Edit

Kopiere prosjekt type mal inn i et prosjektrom
Project Type Template Copy

Tips til prosjektleder for implementering av systemet

Som prosjektleder er det visse funksjoner du spesielt trenger å vite hvordan du skal betjene:

Du må vite hvordan du slår de forskjellige funksjonene på/av i et prosjektrom. Pass på at kun funksjonene som er i bruk er synlige. Funksjoner som ikke er i bruk vil bare distrahere og forvirre
Dersom et prosjektrom har separate tilgangsrettigheter, må du kunne invitere inn nye og fjerne brukere fra prosjektrommet

I Manage må du vite hvordan du:

Oppretter og rediger prosjekter inkl. ev. underprosjekter i "Prosjekter"-menyen
Få oversikt over prosjektstatus og prosjekt roll-up funksjonene
Sørg for at prosjektmedlemmer lærer å bruke verktøyene som er satt opp i prosjektrommene deres