...
Kompetansefunksjonen består av flere lister og funksjoner. Bygget opp i riktig rekkefølge gjør disse deg i stand til å jobbe effektivt med kompetanseplanlegging, og sikre at organisasjonen har riktig kompetanse. Det vil også være enkelt å dokumentere nåværende status og fremtidige endringer som skal gjøres. Funksjonen er bygget opp slik denne illustrasjonen viser, samt en tilleggsfunksjon, «Kompetansematrise» for GAP-analyse av avdelingers kompetanse:
...
Listene med grønn bakgrunn bør gjøres tilgjengelig for alle.
Listene med rød bakgrunn bør kun gjøres tilgjengelige for brukergruppen “Kompetanse Administrator”Alle som har funksjoner og rapporter knappen i venstremenyen, har tilgang til kompetanser og roller.
Personellvurdering og Kompetansematrise har egen tilgangsstyring avhengig av setting. I tillegg har alle som er i brukergruppen “Kompetanse Administrator” tilgang. Dette for å sikre at kun de som trenger å se hver enkelt ansatts kompetanse har tilgang til denne informasjonen (Ledere og HR).
Alle listene er lesbare som standard. En systemadministrator må sette opp brukerrettigheter for denne konfigurasjonen hvis det blir bestemt hensiktsmessig (første to lister åpne, andre tre lister lukket).
Lister/funksjoner
Kompetanser
 | Roller
 |
PV - Personellvurderinger
 | Kompetanse matrise
 |
I tillegg gir systemet en kompetanseplanlegger, kalt «Kompetansematrise», der brukergruppen «Kompetanse Administrator» kan velge avdeling og se hvilken kompetanse som finnes, registrere behovene og se hullene som må fylles. Dette planleggingsverktøyet bruker dataene i kompetanseregisteret og gir god oversikt og planleggingsfunksjonalitet.
Definere og registrere nødvendig kompetanse
...
Hvis kompetansen ikke lenger er i bruk, fjern taggen i feltet "Valgbar".
Registrere og jobbe med stillinger og roller
Dataene som er registrert her, kan enten være stillinger eller roller, eller begge deler. Hvert element vil bli merket hvis det enten er en stilling eller en rolle. Hvis du har Enterprise-utgaven, kan du også angi forskjellige posisjonstyper.
...
De fleste ansatte har minst én rolle, kanskje flere, så du kan registrere én person på flere roller i tillegg til stillingen personen har.
Andre data
For hver registrering (både stillinger og roller) kan du registrere personen(e) som har en rolle i feltet som heter "Bemannet av"
Dersom en stilling/rolle har en stedfortreder, kan denne registreres i "Stedfortreder" - kun én tillatt
Kortnavn rolle brukes for de organisasjonene som bruker korte navn - maks fem tegn
Sett den ikke til valgbar hvis rollen/stillingen ikke lenger er i bruk
Organisasjonen tagges for å identifisere hvor i organisasjonen denne stillingen/rollen brukes
Kompetanse kan merkes for å identifisere kompetansen(e) som kreves for å inneha denne stillingen/rollen. Tagging av dette feltet vil være til stor hjelp når du skal utføre personellvurderinger senere da denne(e) kompetansen(e) automatisk kan legges til personen som innehar denne stillingen/rollen.
Videoer
Registrere/redigere stilling/rolle:
https://youtu.be/l3X74GGEh6U
Dokument og rolle beskrivelse:
https://youtu.be/Sm9OvgybZL8
Definere kompetanser som trengs for en stilling/rolle:
https://youtu.be/LZodFtF_4UA
Legg til ansatte til stilling/rolle:
https://youtu.be/WuckoIOOZIQ
Bruke rollefilter i prosesskart:
https://youtu.be/MQ3TboHBlLg