...
| Table of Contents |
|---|
Dokumentarbeidsområde (DAODW) finnes i den øvre menyen på til QM365-skjermen og er tilgjengelig i Business- og Enterprise-utgavene av QM365: Funksjoner og rapporter > Prosess/dokumentasjon > Dokumentarbeidsområde. DAO er hovedsakelig for å produsere styrende og andre typer dokumenter som krever formelle høringsrunder og godkjenning (evt. i 2 steg). Dokumentene publiserer kopier til Styrende dokumentbibliotek i Manage (se bildet under). Naturligvis finnes det forskjellige typer dokumenter, og hver organisasjon har forskjellige typer. Typiske dokumenttyper kan feks være Instrukser, Maler, Sjekklister og Prosedyrer etc. Se hvordan du får hjelp til å definere slike startoppsett i lenken under . For Enterprise-brukere kan DAO settes opp til å publisere dokumenter til flere SharePoint-biblioteker enn Styrende dokumener i Manage. På denne måten kan du også bruke DAO til andre dokumentbibliotek, for eksempel "Kontrakter" i organisasjonen.Word og PDF-er og publisere dem til/som styrende dokumenter. Dokumentene publisert gjennom DAO kopieres til Styrende dokumentbibliotek (se bildet nedenfor).
Dokumenttyper
Når systemet er er installert, inkluderes et sett med dokumenttyper. Dette er bare et eksempel på hva de kan være, men er ikke ment å være ditt eget oppsett. Du må nøye vurdere hvilke dokumenttyper du trenger. Disse typene vil også organisere dokumentene og vise dem i ressurssammendraget for hver prosess. Typiske eksempler: prosedyre, rutine, mal osv. Disse dokumenttypene kan ikke oversettes, så du må kanskje ha forskjellige typer for forskjellige språk.
Vær oppmerksom på at dokumenter publisert med en av disse typene: "Sjekkliste/skjema" og "Mal" vil som standard vises i en egen del av ressursdisplayet for en prosess slik at sluttbrukere bruker dem. Det vil si, åpne dem, fyll inn og lagre dem igjen med et annet navn / annet sted (vanligvis Andre dokumenter-bibliotek). For eksempel sjekklister/maler som møtereferater, sjekklister, måleavlesninger mm.
Når du har bestemt deg, vennligst opprett en sak i støttesystemet, så justerer vi innstillingene slik at dokumenttypene du trenger blir tilgjengelig for deg.
DAO Maler
Ved oppstart tilpasser vi en mal for å lage nye dokumenter i DAO. Vi definerer overskriften, fonten og legger til firmalogoen. Lag et dokument basert på standardmalen og se hvordan malen ser ut. Du kan redigere dette selv og lage flere maler for DW - se her: Tilpasse maler for DAO
Settinger og brytere
Les mer om de ulike settingene som man kan benytte i DAO her: https://simplisoftware.atlassian.net/wiki/spaces/QM365/pages/2503213084/Settinger+og+brytere#Dokumentarbeidsomr%C3%A5det-(DAO)
...
Produksjonsflyt i DAO
...
Et dokument produsert i DAO følger en flyt, vist i illustrasjonen ovenfor. Se videoer nedenfor om hvordan hvert trinn utføres:
Dokumentet er opprettet/revidert av forfatteren.
Når forfatteren er ferdig kan dokumentet sendes på høringsrunde (se video).
Dokumentet sendes for å godkjennes av godkjenner.
Godkjenneren kan enten avslå eller, hvis Verifikasjon er aktivert, sende den til Verifikasjon. Hvis ikke, publiser dokumentet.
Et dokument kan publiseres i originalformat eller PDF. Publiseres det som Word (enkelst) kan det vises i kun lese-format i
...
PM som på mange måter tilsvarer PDF og gjør det unødvendig.
Før publisering sørger utgiveren for at all tagging er korrekt som organisering, prosesser og roller.
Når et dokument publiseres, kan godkjenneren:
Send ingen varsler.
Send varsler til relaterte roller.
Send varsler og kreve lesebekreftelse til relaterte roller.
Når det er ønskelig, kan forfatteren tilbakestille dokumentet til "utkast" og starte et nytt.
Sluttbrukere vil kun se den siste publiserte versjonen.
Et nytt dokument kan opprettes fra en DAO-mal
...
Dokumenter som allerede eksisterer som ikke trenger noen overskrift koblet til databasen, kan importeres direkte med funksjonen "Last opp et dokument". Se video under om hvordan du legger til et nytt eksisterende dokument.
Menysystemet forklart
...
Menysystemet legger et dokument i sin relevante fane basert på statusen.
Brukere ser kun de dokumentene de eier eller de dokumentene de er medforfatter i.
"Alle"-fanen viser alle dokumenter en eier har uansett status.
Dokumentadministratorer vil se alle dokumenter i denne Alle-fanen uansett eier.
Ulike operasjonsalternativer skjuler seg bak de tre prikkene:
De vanligste operasjonene er umiddelbart tilgjengelige.
Mindre vanlige operasjoner er tilgjengelige i "Dokumentadministrasjon"-valget.
Maksimalt antall dokumenter som vises i en visning er satt nederst til venstre "Vis X linjer". Velg mellom 25, 50, 75 og 100.
Hvis flere dokumenter er synlige i én visning, bla til neste eller forrige sett med menyen nederst til høyre: Først, Forrige, Neste og Siste.
Søk i dokumentarbeidsområdet
Du kan bruke søkefeltet øverst i Dokumentarbeidsområdet til å søke gjennom teksten som er synlig i den valgte fanen.
Dette er et eget søkefelt/filter for hver fane, og systemet vil huske din siste filtertekst når du klikker frem og tilbake. Fjern teksten for å tilbakestille filteret.
Ulike dokumentroller ulike funksjoner
Når du arbeider i DAO, vil en bruker ha ulike roller knyttet til ulike dokumenter.
Dokumenteieren kan:
Laget og rediger dokumenter.
Se alle dokumenter som eies i fanen "Alle".
Eier høringsrundene
Start ny revisjon (sett tilbake til utkast).
Trekk tilbake et dokument.
Arkiver et dokument.
Slett et dokument (krever egen rettigheter som kan skrus av og på i setting).
Deltaker i konsultasjonsrunden kan:
Lese og kommenter versjonen av dokumentet.
Godkjenner/verifiserer kan:
Godkjenn eller avvis versjonen med en kommentar.
Publiser dokumentet.
Dokumentadministrator (må være medlem av en egen rettighetsgruppe) kan:
Se alle dokumenter
Hurtigpubliseringsfunksjonalitet - kan hoppe over godkjenning/verifisering og publisere direkte etter opprettelse/opplasting
Endre dokumenteier
Videobibliotek for DAO
Legg til et nytt dokument fra en mal
...
Legg til nytt dokument fra fil
...
Rediger et eksisterende dokument
...
Start en høringsrunde
...
Kommentere på en høringsrunde
...
Avslutte en høringsrunde
...
Verifisere / godkjenne et dokument
...
Publisere et dokument
...
Publisere et dokument som PDF
...
Tilbakekalle et dokument
...
Arkivere et dokument
...
Starte ny revisjon av et dokument
...
Fylle ut dokumentkortet
...
Setting: kan Godkjenner/Verifiserer redigere dokumentet?
...
Ett stegs publiserings (for Dokumentadministrator)
...
Opprette og redigere dokumentmaler
...
NB! Uansett hvor mange dokumenter visningen er satt til (25,50,75,100) så søker filteret i hele databasen for den fanen uansett hvor mange dokumenter som ligger der (ingen begrensning). Det betyr at om søket gjelder “Alle” fanen og det er 4000 dokumenter der, så søker den i alle, selv om det kun vises 25 i den aktuelle visningen.
Fjern teksten for å tilbakestille filteret.
...