...
Dokumentet er opprettet/revidert av forfatteren.
Når forfatteren er ferdig kan dokumentet sendes på høringsrunde (se video).
Dokumentet sendes for å godkjennes av godkjenner.
Godkjenneren kan enten avslå eller, hvis Verifikasjon er aktivert, sende den til Verifikasjon. Hvis ikke, publiser dokumentet.
Et dokument kan publiseres i originalformat eller PDF. Publiseres det som Word (enkelst) kan det vises i kun lese-format i Manage PM som på mange måter tilsvarer PDF og gjør det unødvendig.
Før publisering sørger utgiveren for at all tagging er korrekt som organisering, prosesser og roller.
Når et dokument publiseres, kan godkjenneren:
Send ingen varsler.
Send varsler til relaterte roller.
Send varsler og kreve lesebekreftelse til relaterte roller.
Når det er ønskelig, kan forfatteren tilbakestille dokumentet til "utkast" og starte et nytt.
Sluttbrukere vil kun se den siste publiserte versjonen.
...
Dokumenter som allerede eksisterer som ikke trenger noen overskrift koblet til databasen, kan importeres direkte med funksjonen "Last opp et dokument". Se video under om hvordan du legger til et nytt eksisterende dokument.
Menysystemet forklart
...
Menysystemet legger et dokument i sin relevante fane basert på statusen.
Brukere ser kun de dokumentene de eier eller de dokumentene de er medforfatter i.
"Alle"-fanen viser alle dokumenter en eier har uansett status.
Dokumentadministratorer vil se alle dokumenter i denne Alle-fanen uansett eier.
Ulike operasjonsalternativer skjuler seg bak de tre prikkene:
De vanligste operasjonene er umiddelbart tilgjengelige.
Mindre vanlige operasjoner er tilgjengelige i "Dokumentadministrasjon"-valget.
Maksimalt antall dokumenter som vises i en visning er satt nederst til venstre "Vis X linjer". Velg mellom 25, 50, 75 og 100.
Hvis flere dokumenter er synlige i én visning, bla til neste eller forrige sett med menyen nederst til høyre: Først, Forrige, Neste og Siste.
Søk i dokumentarbeidsområdet
Du kan bruke søkefeltet øverst i Dokumentarbeidsområdet til å søke gjennom teksten som er synlig i den valgte fanen.
Dette er et eget søkefelt/filter for hver fane, og systemet vil huske din siste filtertekst når du klikker frem og tilbake.
NB! Uansett hvor mange dokumenter visningen er satt til (25,50,75,100) så søker filteret i hele databasen for den fanen uansett hvor mange dokumenter som ligger der (ingen begrensning). Det betyr at om søket gjelder “Alle” fanen og det er 4000 dokumenter der, så søker den i alle, selv om det kun vises 25 i den aktuelle visningen.
Fjern teksten for å tilbakestille filteret.
...