Dokumenarbeidsområdet (DAO) finnes i den øvre menyen på QM365-skjermen og er tilgjengelig i Business- og Enterprise-utgavene av QM365. DAO er for å produsere styrende og andre typer dokumenter som krever formelle høringsrunder og godkjenning (evt. i 2 steg). Dokumentene publiserer kopier til Styrende dokumentbibliotek i Manage (se bildet under). Naturligvis finnes det forskjellige typer dokumenter, og hver organisasjon har forskjellige typer. Typiske dokumenttyper kan feks være Instrukser, Maler, Sjekklister og Prosedyrer etc. Se hvordan du får hjelp til å definere slike startoppsett i lenken under . For Enterprise-brukere kan DAO settes opp til å publisere dokumenter til flere SharePoint-biblioteker enn Styrende dokumener i Manage. På denne måten kan du også bruke DAO til andre dokumentbibliotek, for eksempel "Kontrakter" i organisasjonen.

Les mer om de ulike settingene som man kan benytte i DAO her: https://simplisoftware.atlassian.net/wiki/spaces/QM365/pages/2503213084/Settinger+og+brytere#Dokumentarbeidsomr%C3%A5det-(DAO)

Produksjonsflyt i DAO

Et dokument produsert i DAO følger en flyt, vist i illustrasjonen ovenfor. Se videoer nedenfor om hvordan hvert trinn utføres:

1. Dokumentet er opprettet/revidert av forfatteren.

2. Når forfatteren er ferdig kan dokumentet sendes på høringsrunde (se video).

3. Dokumentet sendes for å godkjennes av godkjenner.

4. Godkjenneren kan enten avslå eller, hvis Verifikasjon er aktivert, sende den til Verifikasjon. Hvis ikke, publiser dokumentet.

5. Et dokument kan publiseres i originalformat eller PDF. Publiseres det som Word (enkelst) kan det vises i kun lese-format i Manage som på mange måter tilsvarer PDF og gjør det unødvendig.

6. Før publisering sørger utgiveren for at all tagging er korrekt som organisering, prosesser og roller.

7. Når et dokument publiseres, kan godkjenneren:

   1. Send ingen varsler.

   2. Send varsler til relaterte roller.

   3. Send varsler og kreve lesebekreftelse til relaterte roller.

8. Når det er ønskelig, kan forfatteren tilbakestille dokumentet til "utkast" og starte et nytt.

9. Sluttbrukere vil kun se den siste publiserte versjonen.

Et nytt dokument kan opprettes fra en DAO-mal

Ved installasjon av QM365 bør det være laget en DAO-mal som skal ligge til grunn for alle nye dokumenter. Denne malen har en overskrift med (oftest) organisasjonens logo og felt som viser informasjon fra databasen. Eksempler er dokumentets tittel, dokumenttype, forfatter, godkjent av, godkjent dato, versjon av dokumentet. Denne malen kobler headeren til QM365-databasen og oppdaterte headeren for hver ny versjon med de nevnte dataene som gir verdifull informasjon om dokumentet til sluttbrukeren. Se video nedenfor om hvordan du legger til et nytt dokument fra en DAO-mal.

Et nytt dokument kan importeres som et eksisterende dokument

Dokumenter som allerede eksisterer som ikke trenger noen overskrift koblet til databasen, kan importeres direkte med funksjonen "Last opp et dokument". Se video under om hvordan du legger til et nytt eksisterende dokument.​

Menysystemet forklart

• Menysystemet legger et dokument i sin relevante fane basert på statusen. "Alle"-fanen viser alle dokumenter en eier har. Dokumentadministratorer vil se alle dokumenter i denne fanen uansett eier.

• Ulike operasjonsalternativer skjuler seg bak de tre prikkene:

  • De vanligste operasjonene er umiddelbart tilgjengelige.

  • Mindre vanlige operasjoner er tilgjengelige i "Dokumentadministrasjon"-valget.​

• Maksimalt antall dokumenter som vises i en visning er satt nederst til venstre "Vis X linjer". Velg mellom 25, 50, 75 og 100.

• ​Hvis flere dokumenter er synlige i én visning, bla til neste eller forrige sett med menyen nederst til høyre: Først, Forrige, Neste og Siste​​.

• Du kan bruke søkefeltet øverst til å søke gjennom teksten som er synlig i den valgte fanen. Dette er et eget filter for hver fane, og systemet vil huske din siste filtertekst når du klikker frem og tilbake. Fjern teksten for å tilbakestille filteret.

Ulike dokumentroller ulike funksjoner

​Når du arbeider i DAO, vil en bruker ha ulike roller knyttet til ulike dokumenter.

• Dokumenteieren kan:

  • Laget og rediger dokumenter.

  • Se alle dokumenter som eies i fanen "Alle".

  • Eier høringsrundene

  • Start ny revisjon (sett tilbake til utkast).

  • Trekk tilbake et dokument.

  • Arkiver et dokument.

  • Slett et dokument (krever egen rettigheter som kan skrus av og på i setting).

• Deltaker i konsultasjonsrunden kan:

  • Lese og kommenter versjonen av dokumentet.

• Godkjenner/verifiserer kan:

  • Godkjenn eller avvis versjonen med en kommentar.

  • Publiser dokumentet.

• Dokumentadministrator (må være medlem av en egen rettighetsgruppe) kan:

  • Se alle dokumenter

  • Hurtigpubliseringsfunksjonalitet - kan hoppe over godkjenning/verifisering og publisere direkte etter opprettelse/opplasting

  • Endre dokumenteier

Videobibliotek for DAO

Legg til et nytt dokument fra en mal

https://youtu.be/IVmpRQhCN9A

Legg til nytt dokument fra fil

https://youtu.be/BjSNPvbQbYw

Rediger et eksisterende dokument

https://youtu.be/w6JstDryloA

Start en høringsrunde

Kommentere på en høringsrunde

Avslutte en høringsrunde

Verifisere / godkjenne et dokument

Publisere et dokument

Publisere et dokument som PDF

Tilbakekalle et dokument

Arkivere et dokument

Starte ny revisjon av et dokument

Fylle ut dokumentkortet

Setting: kan Godkjenner/Verifiserer redigere dokumentet?

Ett stegs publiserings (for Dokumentadministrator)

Opprette og redigere dokumentmaler