Det er fire hovedbrukertilgangsgrupper. For å få tilgang til QM365-systemet, må en person tilhøre en av disse gruppene. Det er opp til kundens QM365-administrator å sette brukerrettigheter i systemet. Nedenfor er de viktigste brukertilgangsgruppene forklart.
Gir brukere tilgang til QM365-systemet
Åpenhet er et ledetråd i et velfungerende styringssystem, og med SharePoint-teknologi er dette mulig i QM365. Brukere med tilgang til systemet i begge tilgangsgruppene kan se hvert element i systemet, med noen få unntak. Imidlertid er redigering begrenset individuelt per funksjon.
Rettighetsgruppe | Beskrivelse |
|---|---|
Owners | Bruk denne gruppen til å gi folk fullstendige kontrolltillatelser. Evne til å endre brukerrettigheter og redigere ethvert element i hvilken som helst liste i systemet. Kan til og med slette hele systemet! |
Members | Bruk denne gruppen til å gi folk lese, redigere og slette tillatelser. Prosesseiere må være med i denne gruppen (for å kunne tegne prosesskart). Brukere med denne rettigheten kan slette alle typer data i systemet i de fleste lister. Så dette anbefales derfor for brukere som trenger å slette f.eks. grafiske elementer og prosesser mens de lager prosesskart. |
Members without delte rights | Bruk denne gruppen til å gi alle ansatte lese- og redigeringstillatelser. Vanlige brukere skal ikke ha mulighet til å slette data. Generelt bør ikke data slettes i systemet, snarere deaktiveres eller arkiveres. Det er flere valg for dette for mange elementer fordi data er forbundet med hverandre. Hvis data slettes, mister du historiske forbindelser og relasjoner. Alle brukere bør være medlem av denne primære brukergruppen. Vi anbefaler å bruke post eller og en AD-gruppe, vedlikeholdt av IT-avdelingen. |
Visitors | Leserettigheter. Brukes vanligvis midlertidig, dvs. for revisorer. Microsoft 365 gjør det mulig å invitere eksterne brukere som revisorer. Les om eksterne brukere nedenfor. |
Gir brukere ekstra administrative rettigheter for hver modul/funksjon i systemet
Administratorrettigheter (etter modul / funksjon). Disse rettighetene er skriptbaserte (ikke SharePoint-rettigheter), og skriptene våre sørger for å gi tilgang til Admin-rettigheter basert på medlemskap i disse. Man kan kun bruke brukernavn (ikke AD-grupper). Bare noen få personer i en organisasjon skal ha tilgang til disse, selv for store organisasjoner.
Rettighetsgruppe | Beskrivelse |
|---|---|
Better Administrators | Medlemmene av denne gruppen kan overstyre og redigere saker, handlinger og verifikasjoner i Better. Disse rettighetene er styrt av et manus og er kun avhengig av medlemskap i denne gruppen. Disse brukerne kan også redigere organisasjonslisten. |
Competence Administrators | Medlemmene i denne gruppen kan se og utføre personellkompetanseevalueringer. Disse rettighetene er styrt av 'Stoppe arv av tilgang' til Kompetanseoversiktslisten. |
Document Administrators | Gruppemedlemmene har spesielle rettigheter innenfor Dokumentarbeidsområdet, inkludert redigering/godkjenning av alle dokumenter og hurtigpublisering av dokumenter. Disse rettighetene er styrt av programvaren og er kun avhengig av medlemskap i denne gruppen. |
Process Administrators | Medlemmene i denne gruppen kan redigere alle prosesskort, prosesssider, prosessbeskrivelser og aktiviteter. Medlemmer her kan også redigere elementer i organisasjonen og prosesslisten. Ikke-medlemmer kan kun redigere sine egne prosesser. |
Risk Administrators | Medlemmene av denne gruppen kan redigere alle risikogrupper og risikoer. Disse rettighetene administreres av et skript og avhenger kun av medlemskap i denne gruppen. |
Hvordan gjør endringer i rettighetsgruppene
For å legge til personer i de forskjellige brukergruppene må den påloggede brukeren være i Ownerrgruppen. Legg til én eller flere brukere i en brukergruppe som dette:
Klikk på tannhjulet øverst til høyre på skjermen
Velg "Innstillinger for nettsted"
Velg «Personer og grupper»
Utvid "Grupper"-menyen til venstre og klikk "Mer..."
Klikk på navnet på brukergruppen for å legge til en person
Klikk "Ny - Legg til brukere, Legg til brukere i denne gruppen"
Skriv inn navnet på brukeren(e) og velg dem fra
Vi anbefaler å ikke skrive noen melding i tekstfeltet, med mindre du ønsker å gi en spesifikk melding til brukeren.
For å forhindre at en e-postvarsling sendes til brukeren, klikker du på "Vis alternativer" og fjerner haken på "Send en e-postinvitasjon" (for eksempel hvis du legger til en bruker i en administrativ gruppe). Hold haken hvis det er første gang brukeren blir invitert til systemet. Instruer førstegangsbrukerne om at de må få tilgang til systemet for første gang gjennom lenken i e-posten som sendes ut av systemet når du klikker "del".
Klikk "Del"
Superadministrator
Ved oppbygging av systemet kan det være lurt å unngå å måtte godkjenne alle nye versjoner av tegninger og PD-er. Du kan gi brukere "Superadministrator"-rettigheter ved å sette dem inn i Prosessadministratorgruppen. Samtidig må "Superadministrator"-bryteren være slått på. Hvis du ikke ser "lynikonet" når du redigerer en tegning, send oss en billett, så slår vi den på for deg. Denne innstillingen bør fjernes når du går i driftsmodus, siden alle tegninger og PC-er skal være godkjent og publisert av eieren av prosessen/tegningen.
Eksterne brukere
For å invitere eksterne brukere utenfor selskapets domene, må du aktivere en global Microsoft 365-innstilling (utenfor QM365). Kontakt en Microsoft365-administrator for å aktivere denne funksjonen. På denne måten kan du invitere, feks revisorer, inn i QM365-besøksgruppen, med skrivebeskyttede rettigheter. Eksterne brukere må enten være en MS365-konto eller en registrert Microsoft-konto.
Sikkerhetsnivåer og appoppsett
Du bestemmer selv hvilket sikkerhetsnivå du ønsker i MS365-oppsettet ditt. Det er viktig å vite konsekvensene og risikoene for hvilket nivå som er valgt. Jo sikrere påloggingsprosedyre, jo mer kompleks og tryggere er den - vanligvis. Informer dine ansatte om hvordan de logger på tilsvarende
For å bruke appen må du følge disse trinnene
I tillegg, hvis dere har appen, må dere følge disse trinnene før den fungerer:
Ta kontakt med supporten vår gjennom Jira (støttesystem) og be oss definere riktig app-påloggingsoppsett.
Du vil da motta en prosedyre fra oss hvordan du får MS365 til å akseptere tilgang fra appen. (dette er en sikkerhetsfunksjon levert av Microsoft)
Du må svare i supportsaken med nøkkelinformasjon om oppsettet ditt i henhold til prosedyren du mottok.
Våre teknikere vil fullføre appoppsettet.
Da kan dere bruke den :-)