25 - Aktiviteter
Det er viktig at prosessbeskrivelser ikke blir for detaljerte. De skal gi god informasjon om utførelsen av prosessen, men være oversiktlig. Når en prosessbeskrivelse blir for komplisert og når man trenger å henvise til detaljer, kan du derfor bruke aktiviteter.
Aktiviteter kan være et godt alternativ hvis du ønsker å referere til feks. detaljerte instruksjoner, sette inn videoer om hvordan du utfører operasjoner, forklare viktige ting på et annet språk for enkelte ansatte osv.
Opprette, redigere og publisere aktiviteter
Ved å klikke på redigeringsblyanten i prosessbeskrivelsen får den som har rettighet til det, tilgang til å redigere aktiviteten, men også å redigere/legge til prosessbeskrivelser, lenker og input/output.
Om aktiviteter
Aktiviteter-elementet har to faner.
I første fane “aktiviteter” skal innholdet i aktiviteten skrives inn. Denne har i all hovedsak tilsvarende funksjonalitet som prosessbeskrivelser.
Språk
Det er nettleseren som velger hvilket språk aktiviteten skal vises på, dersom du har spesifisert dette i språk-feltet under registrering av aktiviteten.
Dersom du bruker “delt (språk ikke spesifisert)”, så vises aktiviteten på det språket som er skrevet uavhengig av hvilket språk nettleseren er på.
Dersom du bruker flere språk så må det opprettes en aktivitet per språk:
Etter du har registrert en aktivitet, vil du få forslag om å legge til beskrivelse på annet språk inne i den registrerte aktiviteten. Dersom du klikker på for eksempel “Legg til beskrivelse: Engelsk” her, så vil det opprettes en kopi av aktiviteten, som du så fyller ut med engelsk beskrivelse.
Indeks
I indeks-feltet kan du bestemme rekkefølgen for visning av aktiviteter i ressursfeltet. Dette gjør du ved å sette inn tall, og aktivitetene blir da sortert i stigende rekkefølge. Benyttes ikke indeksfeltet sorteres aktivitetene alfabetisk etter tittel.
Aktivitetstype
Her velger du om aktiviteten er å gjennomføre et møte, en milepæl i prosessen eller om det er en oppgave.
Aktivitetsansvarlig
Det er eier av prosessbeskrivelsen som automatisk blir fylt inn som aktivitetsansvarlig. Denne kan du endre.
Godkjenner
Godkjenner blir ikke automatisk fylt inn med et navn.
Godkjenning av aktivitet
Aktiviteter har en avmerkingsboks for "Godkjent”. Denne avmerkingsboksen blir først tilgjengelig etter at du har klikket på “lagre og fortsett til godkjenning”. En aktivitet må være godkjent for å vise i ressursfeltet.
Ansvar/HUKI-matrise
I andre fane “Ansvar(HUKI)” kan man registrere ulike roller som er involvert i prosessen. Denne listen er koblet til stillinger/roller-listen, og ved å bruke denne kommer det tydelig frem hvem som eier hvilket ansvar i en aktivitet.
Les mer om HUKI og andre måter for 25 - Registrering av ansvarlige i prosesser