Kompetanse i QM365
Kompetansefunksjonen består av flere lister og funksjoner. Bygget opp i riktig rekkefølge gjør disse deg i stand til å jobbe effektivt med kompetanseplanlegging, og sikre at organisasjonen har riktig kompetanse. Det vil også være enkelt å dokumentere nåværende status og fremtidige endringer som skal gjøres. Funksjonen er bygget opp slik denne illustrasjonen viser, samt en tilleggsfunksjon, «Kompetansematrise» for GAP-analyse av avdelingers kompetanse:
Listene med rød bakgrunn har egen tilgangsstyring avhengig av setting. I tillegg har alle som er i brukergruppen “Kompetanse Administrator”. Dette for å sikre at kun de som trenger å se hver enkelt ansatts kompetanse har tilgang til denne informasjonen (Ledere og HR).
Alle listene er lesbare som standard. En systemadministrator må sette opp brukerrettigheter for denne konfigurasjonen hvis det blir bestemt hensiktsmessig (første to lister åpne, andre tre lister lukket).
I tillegg gir systemet en kompetanseplanlegger, kalt «Kompetansematrise», der brukergruppen «Kompetanse Administrator» kan velge avdeling og se hvilken kompetanse som finnes, registrere behovene og se hullene som må fylles. Dette planleggingsverktøyet bruker dataene i kompetanseregisteret og gir god oversikt og planleggingsfunksjonalitet.
Definere og registrere nødvendig kompetanse
Kompetanser er registrert med tittel. For hver kompetanse må du registrere to nivåer av kategorier. Disse kategoriene kalles:
Kompetanseområde (nivå 1)
Kompetansekategori (nivå 2)
Før du registrerer kompetanser, sørg for å liste dem alle, dvs. i et Excel-ark, og se hvordan du best kan kategorisere dem ved å bruke disse to nivåene.
I tillegg må du for hver kompetanse velge én kompetansetype (Erfaring, Utdanning, Kurs, Sertifikat, Ferdighet). For hver av disse typene kan du senere registrere ekstra informasjon for hver person knyttet til kompetansetypen. I tillegg kan du registrere prosess.
Hvis kompetansen ikke lenger er i bruk, fjern taggen i feltet "Valgbar".
Registrere og jobbe med stillinger og roller
Dataene som er registrert her, kan enten være stillinger eller roller, eller begge deler. Hvert element vil bli merket hvis det enten er en stilling eller en rolle. Hvis du har Enterprise-utgaven, kan du også angi forskjellige posisjonstyper.
Stillinger
Hvis du registrerer stillinger, kan du legge til en stillingsbeskrivelse for hver enkelt. Begynn alltid å registrere topp posisjonene først siden de nederste kan referere til hvilken posisjon de rapporterer til i feltet "Rapporterer til."
Roller
De fleste ansatte har minst én rolle, kanskje flere, så du kan registrere én person på flere roller i tillegg til stillingen personen har.
Andre data
For hver registrering (både stillinger og roller) kan du registrere personen(e) som har en rolle i feltet som heter "Bemannet av"
Dersom en stilling/rolle har en stedfortreder, kan denne registreres i "Stedfortreder" - kun én tillatt
Kortnavn rolle brukes for de organisasjonene som bruker korte navn - maks fem tegn
Sett den ikke til valgbar hvis rollen/stillingen ikke lenger er i bruk
Organisasjonen tagges for å identifisere hvor i organisasjonen denne stillingen/rollen brukes
Kompetanse kan merkes for å identifisere kompetansen(e) som kreves for å inneha denne stillingen/rollen. Tagging av dette feltet vil være til stor hjelp når du skal utføre personellvurderinger senere da denne(e) kompetansen(e) automatisk kan legges til personen som innehar denne stillingen/rollen.
Videoer: