25 - Slettes (Varslinger i QM365)
Samlet sett kan det genereres svært mange varslinger til e-poster, og det kan være lurt å ha et gjennomtenkt forhold til hvem skal varsles om hva når tid.
QM356 sender en rekke varslinger til brukerne i systemet basert på ulike hendelser. Nedenfor finner du hver modul og liste og hvilke varslinger og varslingstyper som sendes ut.
- 1 Varslingsoversikt
- 1.1 Tegninger / prosesskart
- 1.2 Better - Saker
- 1.3 Better - Tiltak
- 1.4 Better - Etterkontroll
- 1.5 App - Saker og Tiltak
- 1.6 Dokumentarbeidsområdet
- 1.7 Prosessbeskrivelser
- 1.8 Aktiviteter
- 1.9 Kontekst
- 1.10 Risiko
- 1.11 Målstyring
- 1.12 Kompetanse
- 1.13 Aktiva og sikringstiltak
- 1.14 Påminnelser
- 1.15 Lesebekreftelser / varsling ved publisering av dokumenter, PD’er og prosesskart
- 1.16 Prosjektrom
- 1.17 Systemkalender
Varslingsoversikt
Tegninger / prosesskart
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Ny revisjon | Eier av tegning | Rest API |
Sende til godkjenning | Eier av tegning | Rest API |
Avvise godkjenning - tilbake til kladd | Eier av tegning | Rest API |
Godkjenne | Eier av tegning | Rest API |
Avvise publisering - tilbake til kladd | Eier av tegning | Rest API |
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor |
|
|
Ny Høringsrunde | Høringsrundedeltakere | DFFS |
Better - Saker
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Saksbehandler | Informert | DFFS |
|
Vidersende sak til ny ansvarlig | Ny saksbehandler |
| DFFS |
|
Sak forfaller | Saksbehandler |
| Flow |
|
Purring 14 dag etter passert forfallsdato | Saksbehandler |
| Flow | x |
Sak passert 30 dager over (kan endres) | Eskalering |
| Flow |
|
Purring på eskalering hver 30. dag | Eskalering |
| Flow | x |
Når sak lukkes | Melder |
| DFFS |
|
Når sak gjenåpnes | Saksbehandler | Melder | DFFS |
|
Mail til Ansvarlig angående saken i visningsmodus | Saksbehandler |
| DFFS |
|
Melding til Melder ang. saken i visningsmodus | Melder |
| DFFS |
|
Mail til ønskede epostadresser med lenke til saken | Valgte mottakere |
| DFFS |
|
Better - Tiltak
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarig |
| DFFS |
|
Tiltak forfaller | Ansvarlig |
| Flow |
|
Tiltak endrer ansvarlig | Ny Ansvarlig |
| DFFS |
|
Tiltak lukkes | Opprettet av |
| DFFS |
|
Purrning på tiltak hver 14 dag | Ansvarlig |
| Flow | x |
Meldig til ansvarlig | Ansvarlig | Melder | DFFS |
|
Melding til melder | Melder | Ansvarlig | DFFS |
|
Better - Etterkontroll
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Ny etterkontroll | Ansvarlig |
| DFFS |
|
Ved forfall | Ansvarlig |
| DFFS |
|
Purring hver 14. dag etter forfall | Ansvarlig |
| DFFS | x |
Ved lukking | Melder | Ansvarlig | DFFS |
|
App - Saker og Tiltak
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Opprettelse av ny sak | Ansvarlig | Flow |
Opprettelse av nytt tiltak | Ansvarlig | Flow |
Ny vernerunde | Ansvarlig | Flow |
Ny registrering | Ansvarlig | Flow |
Andre varslinger på egne skjema |
| Flow |
Dokumentarbeidsområdet
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|---|
Dokument som skal godkjennes / verifiseres | Godkjenner/ verifiserer |
| DFFS |
|
Dokument ikke godkjent / verifisert | Dokumenteier |
| DFFS |
|
Dokument klar for publiserings | Dokumenteier |
| DFFS |
|
Dokument publisert | Dokumenteier |
| DFFS/Flow |
|
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor |
|
|
|
|
Invitasjon til høringsrunde | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
|
Høringsrunde avsluttes | Høringsrunde deltaker |
| DFFS/Flow |
|
Purring på revisjonsdato og deretter hver 30.dag | Dokumenteier |
| Flow | x |
Prosessbeskrivelser
Trigger | Til | CC | Type varsling | Repeterende |
|
|
|
|
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
PD til godkjenning | Godkjenner |
| DFFS |
|
|
|
|
|
|
Oppdatert PD godkjent og publisert | Prosesseier |
| DFFS |
|
|
|
|
|
|
30 dager før neste revisjon | Prosesseier |
| Flow |
|
|
|
|
|
|
21 dager før neste revisjon | Godkjenner |
| Flow |
|
|
|
|
|
|
På revisjonsdato | Prosesseier |
| DFFS |
|
|
|
|
|
|
Hver 7. dager etter revisjonsforfall | Prosesseier |
| Flow | x |
|
|
|
|
|
Publisering - se “Lesebekreftelse” nedenfor |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ny kommentar/diskusjon | Prosesseier | Medforfatter | DFFS, Flow |
|
|
|
|
|
|
Aktiviteter
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Aktivitet ansvarlig | Flow | x |
Endret aktivitet må godkjennes | Aktivitet ansvarlig | DFFS,Flow |
|
Kontekst
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ved neste revisjon og hver 14. dag deretter | Ansvarlig | Flow | x |
Risiko
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Ny risiko tildelt | Risikoeier | DFFS,Flow |
|
Neste risikoevaluering på revisjonsdato | Risikoevaluerings-eier | Flow |
|
Purring på revisjon hver 14. dag | Risikoevaluerings-eier | Flow | x |
Målstyring
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Opprettelse av nytt mål | Ansvarlig | DFFS,Flow |
|
Varsling på dato for neste evaluering | Ansvarlig | Flow |
|
Purring hver 14. dag for neste evaluering | Ansvarlig | Flow | X |
Kompetanse
Trigger | Til | CC | Type varsling |
|---|---|---|---|
Utløp av sertifikat og kurs 30 dager før | Person | Leder | Flow |
Neste vurdering av kompetanse på revisjonsdato | Person | Leder | Flow |
Aktiva og sikringstiltak
Trigger | Til | Type varsling | Repeterende |
|---|---|---|---|
Varsling på revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow |
|
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Aktiva | Aktiva eier | Flow | X |
Varsling på Neste revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow |
|
Varsling hver 14. dag etter revisjonsdato av Sikringstiltak | Ansvarlig | Flow | X |
Påminnelser
Trigger | Til | Kopier til | Type varsling |
|---|---|---|---|
Ved hvert nytt forfall ihht repeterende regel | Ansvarlig | Internal CC, External CC | DFFS |
Lesebekreftelser / varsling ved publisering av dokumenter, PD’er og prosesskart
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Ny lesebekreftelse / varsling ved publisering | Velg mottakere basert på brukere i systemet, brukergrupper, roller, eller eksterne epost adresser | Flow |
Påminnelse om ikke behandlet hver 14. dag | Person som ikke har bekreftet lest | Flow |
Prosjektrom
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Send document to approval | Approver | DFFS |
Document approved | Author | DFFS |
Document rejected | Author |
|
Systemkalender
Trigger | Til | Type varsling |
|---|---|---|
Sende invitasjon til kalenderlement | Deltakere | DFFS |