Administere store lister og biblioteker

Dersom antallet elementer i en liste eller et bibliotek passerer 5 000 elementer vi det dukke opp en dialog i listevisningen.

Dette oppstår fordi SharePoint Online bruker en funksjon for listeressursbegrensning.

Som standard er terskelen for listevisning konfigurert med 5 000 elementer. Da det er begrensninger på 5000 elementer, som er standard i SharePoint, må listene vedlikeholdes.

Vi har laget en steg-for-steg beskrivelse hvordan dere kan vedlikeholde listene

1 Gå til listeinnstillinger
2 Indeksere kolonner
3 Opprett indekseringen
4 Velg kolonne for indeksering
5 Naviger tilbake til innstillinger
6 Lag ny visning, med utgangspunkt i All items
7 Velg nytt visningsnavn
8 Legg inn navn på visningen på ulike språk
9 Ny visning
10 Rediger ny visning
11 Filtrer kolonner
12 Sett ny visning som standard

Gå til listeinnstillinger

Klikk på tannhjulet øverst til høyre på siden og velg Listeinnstillinger. Finn så hvilket felt du ønsker å filtrere for å komme under 5000.

I dette tilfellet kan dere f.eks. benytte feltet som heter Created

Indeksere kolonner

For at du skal kunne filtrere på en kolonne, må den være indeksert.

Se bilde for å finne Indekserte kolonner

Opprett indekseringen

Klikk Opprett ny indeksering

Velg kolonne for indeksering

Velg kolonnen som heter “opprettet” fra listen.
Klikk knappen Opprett
Nå er kolonnen indeksert

Naviger tilbake til innstillinger

Klikk på Innstillinger, slik at du kommer tilbake til listeinnstillinger

Lag ny visning, med utgangspunkt i All items

Den nye visningen arver konfigurering fra All items, men vi setter på filter fra den indekeserte kolonnen.

Velg nytt visningsnavn

Du kan nå lage et nytt visningsnavn

NB! Når du ser bildet til høyre, er det viktig at du skifter til engelsk språk i nettleseren.

Etter at du har skiftet til engelsk språk, gi visningen et navn.
NB! Visningsnavnet må være på engelsk, uten æ,ø,å og uten mellomrom.
Klikk OK

Legg inn navn på visningen på ulike språk

Etter at den nye visningen er opprettet, kan du endre navnet. Visningnavnet endres på alle språk, men navn på URL’en må ikke endres.

Klikk Ok.

Ny visning

Du vil nå finne den nye visningen du opprettet

Rediger ny visning

For å redusere antall elementer i visningen kan du filtrere listen. Det gjør du ved å klikke på visningsnavnet og velge “Rediger gjeldende visning”.

Filtrer kolonner

Bla deg ned på siden og finn punktet Filtrer. Ekspander listen ved å klikke på + tegnet foran “Filter”

I feltet “Vis elementer når kolonnen”, velg kolonnen du indekserte. I dette eksemplet velger jeg “Opprettet (indeksert)

I nedtrekkslisten under, kan du velge “er større enn eller lik”. Her kan du skrive inn en dato fra tidspunktet du ønsker å se listen. Det kan være en ide å velge ett år tilbake, slik at listen ikke overstiger antall elementer.

I dette eksemplet har jeg valgt å skrive 1.1.2023, som i 1. januar 2023.

Klikk knappen OK

Sett ny visning som standard

Du kan også sette denne visningen som standard, hvis det er ønskelig. Det gjør du ved å klikke på visningsnavnet og velge “Angi gjeldene visning som standard”.

Det kan være en god huskeregel å redigere visningen når året er omme, og sette et nytt årstall i “større enn er lik” feltet. Dette for å unngå at listen overstiger antall elementer igjen.