Opprette og administrere prosjekter

Ulike prosjekttyper

Det første man starter med når man skal begynne å jobbe med prosjekter er å definere de ulike prosjekttyper man skal jobbe med.

Du kan ha flere forskjellige prosjekttyper, men her er behovet å definere forskjellige prosjekttyper etter ressursene som trengs.

Prosjekter med lignende ressursbehov kan defineres som én prosjekttype. Ta deg tid til å utarbeide noen funksjonelle prosjekttyper og registrer dem i listen over prosjekttyper.

Det neste trinnet er å bygge data som trengs for prosjekter i Manage. Når noen av disse er relevante for en prosjekttype, må de merkes på denne prosjekttypen. Summen av alle ressursene merket på en bestemt prosjekttype kaller vi en "Prosjekttypemal". Senere kan ressursene kopieres inn i et nytt prosjekt av denne typen.

Administrere Prosjekttyper: https://youtu.be/vTGMYpviLYk

Du finner innholdet i hver prosjekttypemal ved å klikke på en prosjekttype (ikke redigeringsmodus, bare visning). Hver ressurs vil vises i hver fane:

Forhåndsdefinert lagringssted for maldokumenter

Når du oppretter et prosjektrom, er det mulig å forhånds definere banen til hvor utfylte maldokumenter (annet enn det lokale prosjektarkivet) skal lagres, for eksempel en Teams-kanal, en annen SharePoint-liste eller en mappe på en server. Angi URL-en i oppsettet som vist nedenfor før du oppretter et prosjektrom:

Mapper

Mappemalen er definert i Prosjekttype-elementet, enten når du oppretter eller redigerer elementet. Bruk søyletegn "|" for å skille mapper og nivåer. Her er et eksempel:

Startside for prosesskart

Prosesskartstartsiden for enhver prosjekttype velges i rullegardinmenyen mens du redigerer en prosjekttype i Manage. Dette vil være prosesskartet på toppnivå som brukerne kan få tilgang til mens de jobber i Prosjektrommet, forutsatt at det ikke er knyttet bokser til eventuelle tegninger/prosesskart på et høyere nivå.

Risikomaler

Risikoer kan merkes på prosjekttyper når du redigerer en risiko. Se kapittel om risiko for detaljer om hvordan du oppretter og redigerer risikoer. Det er to tilnærminger:

Risiko allerede definert

Hvis du har risikoer som allerede er definert og bare må merkes på en eller annen prosjekttype: finn risikoen, rediger den og tag den relevante prosjekttypen og lagre

2. Risiko eksisterer ikke

Det andre alternativet er å opprette en ny risiko innenfor en prosjekttype:

Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare se)
Velg fanen Risiko
Legg til ny – opprett ny risiko. Denne nye risikoen er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.

Målmaler

Å legge til mål i prosjekttypemaler kan gjøres på to måter.

Når målet allerede eksisterer

Når målet allerede eksisterer, rediger det relevante målet og merk de(n) nødvendige prosjekttypen(e) og lagre.

målet eksisterer ikke - trenger nytt mål

Hvis målet ikke eksisterer, oppretter du et nytt fra mållisten og merker Prosjekttype(r), eller oppretter et nytt mål fra Prosjekttypevisningen:

Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare se)
Velg fanen mål
Legg til nytt element - opprett nytt mål. Dette nye målet er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.

Krav

Kravmalene for prosjekter administreres i den detaljerte listen. Krav til prosjekttypemaler kan opprettes på to måter.

Hvis kravet allerede eksisterer

Når et krav allerede eksisterer, rediger det relevante kravet og merk de(n) nødvendige prosjekttypen(e) og lagre.

Nytt krav er nødvendig

Hvis kravet ikke eksisterer, oppretter du et nytt fra listen med detaljerte krav og merker Prosjekttype(r), eller oppretter et nytt krav fra Prosjekttype-visningen:

Klikk på prosjekttypen (ikke rediger - bare se)
Velg fanen Krav
Legg til nytt element - opprett nytt krav. Dette nye elementet er forhåndsutfylt med gjeldende prosjekttype, men du kan selvfølgelig legge til flere.

Dokumenter og maler

Dokumenter og maler er alle typer dokumenter som er tagget i DD-funksjonen på prosjekttype. Etter publisering vil de være tilgjengelige som en del av prosjekttypemalen når du kopierer data fra Manage til et prosjektrom.

Dokumenter merket og publisert på en prosjekttype vil vises i fanen Prosjekttype merket "Dokumenter og maler":

Prosjektoppgavemaler

Prosjektoppgaver er samme type data som brukes til sjekklister i f.eks. Outlook og finnes i venstremeny under "Prosjekt".

Når du oppretter nye og/eller redigerer oppgaver, legg til relevante prosjekttype(r). Vær oppmerksom på at det er irrelevant å legge til data som Start- og Forfallsdato siden denne typen data er relevante for hvert enkelt prosjektrom. Data som må fylles ut er Oppgavenavn. Valgfrie data som kan være nyttige (men ikke nødvendige) er Beskrivelse, Prioritet, Forgjengere.

Project sjekkpunkter maler

Sjekkpunktmaler legges til/redigeres i venstremenyen i Manage under Prosjekt. Hvert sjekkpunkt må tilhøre et sjekkpunktnavn - det er en kategori av sjekkpunkter. Legg til en tittel og minst én prosjekttype. Valgfrie ekstra data er:

Beskrivelse - ytterligere detaljert forklaring av sjekkpunktet
Indeks - vil sikre riktig rekkefølge i lister over sjekkpunkter. Merk at sorteringen er alfabetisk, ikke numerisk. 1 kommer etter 02.
Prosess - vil få sjekkpunktet til å dukke opp i riktig prosess i Prosesskartet. Dette vil gjøre brukeren av sjekkpunkter mye enklere for sluttbrukerne.
Rolle - hvis det er behov for filtrering på rolle i prosessressurskartet

Prosjektdokument/leveranseplan sjekkliste maler

Sjekklistemaler for dokument/leveringsplan legges til/redigeres i venstremenyen i Manage under Prosjekt. Hvert element må tilhøre et sjekklistenavn - det vil si en kategori med sjekklisteelementer. Legg til en tittel og minst én prosjekttype. Valgfrie ekstra data er:

Instruksjoner - ytterligere detaljert forklaring av sjekklisten
Sortering - vil sikre riktig rekkefølge i lister over sjekkpunkter. Merk at sorteringen er alfabetisk, ikke numerisk. Så 1 kommer etter 02.

Opprette et nytt prosjekt

For å opprette et nytt prosjekt er det to trinn involvert:

Opprett et element i prosjektlisten
Opprett et prosjektrom i et prosjekt

For å opprette et prosjekt, gå til listen kalt Prosjekter under Prosjekt i Manage. Standardvisningen viser alle prosjekter den påloggede brukeren enten er ansvarlig for, eller er medlem av.

Lag et prosjektrom

Det er her du lager et faktisk prosjektrom med alle dets funksjoner og ressurser. Rediger prosjektet og gå til fanen "Prosjektrom" og klikk på knappen "Opprett nytt prosjektrom".

Etter å ha opprettet et prosjektrom, kan du kopiere prosjekttypemalen med alle ressursene til det nye prosjektet ditt.

Når du oppretter et prosjektrom, bestemmer du hvilke typer tilgang ulike brukere skal ha. Når du oppretter et nytt prosjektrom, må du bestemme deg for to rettighetsinnstillinger:

Inherit top link bar
Inherit permissions from Manage

Inherit top link bar

Hvis du inviterer eksterne brukere, sett dette til "Nei", men dette alternativet bør være "Ja" hvis det er et internt prosjekt. Det betyr at topplinjemenyen vil gi lenker til toppmenyene og gjør det lettere for kolleger å få tilgang til de andre modulene

Inherit permissions from Manage

Når "Inherit permissions from Manage" er satt til "Ja", vil alle brukere som har tilgangsrettigheter til Manage ha samme tilgang til dette prosjektrommet. For interne prosjektrom er dette vanligvis det mest praktiske alternativet. Velger man “Nei” vil man få et prosjektrom som har helt egen rettighetsstyring.

Nyttige videoer for forklarer detaljert dette:

Opprette nytt prosjekt:
https://youtu.be/aA_COC5buGU

Lage nytt prosjektrom:
https://youtu.be/ae5IxHE88w0

Kopiere prosjekt type mal inn i et prosjektrom
https://youtu.be/HTnGS8O9mTg

Tips til prosjektleder

Som prosjektleder er det visse funksjoner du spesielt trenger å vite hvordan du skal betjene:

Du må vite hvordan du slår de forskjellige funksjonene på/av i et prosjektrom. Pass på at kun funksjonene som er i bruk er synlige. Funksjoner som ikke er i bruk vil bare distrahere og forvirre
Dersom et prosjektrom har separate tilgangsrettigheter, må du kunne invitere inn nye og fjerne brukere fra prosjektrommet

I Manage må du vite hvordan du:

Oppretter og rediger prosjekter i "Prosjekter"-menyen
Oppretter flere prosjektrom for et prosjekt og sett opp de riktige rettighetsinnstillingene for hvert enkelt
Få oversikt over prosjektstatus og prosjekt roll-up funksjonene
Sørg for at prosjektmedlemmer lærer å bruke verktøyene som er satt opp i prosjektrommene deres